第十四條 召開業(yè)主大會(huì)會(huì)議,應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召開 15 日以前通知全體業(yè)主。
住宅小區(qū)的業(yè)主大會(huì)會(huì)議 , 應(yīng)當(dāng)同時(shí)告知相關(guān)的居民委員會(huì)。
業(yè)主委員會(huì)應(yīng)當(dāng)做好業(yè)主大會(huì)會(huì)議記錄。
[釋義]本條是對(duì)召開業(yè)主大會(huì)會(huì)議的會(huì)前通知、告知和會(huì)議記錄制度的規(guī)定。
第一款明確規(guī)定了召開業(yè)主大會(huì)會(huì)前通知的時(shí)間。由手業(yè)主 大會(huì)會(huì)議是業(yè)主行使權(quán)利的重要途徑,因此召開業(yè)主大會(huì)會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)提前在物業(yè)管理小區(qū)內(nèi)公告或者將會(huì)議通知等材料送達(dá)全體業(yè)主。為了使全體業(yè)主都有足夠的時(shí)間了解會(huì)議的情況并作好參加會(huì)議的準(zhǔn)備,本條規(guī)定召開業(yè)主大會(huì) 會(huì)議應(yīng)該提前 15 日通知。
第二款是關(guān)于召開業(yè)主大會(huì)會(huì)議應(yīng)當(dāng)向居民委員會(huì)告知的規(guī)定。居民委員會(huì)是基層群眾性自治組織,在社區(qū)內(nèi)行使自治管理職能,帶有比較明顯的社會(huì)公共性的色彰。在住宅小區(qū)內(nèi),物業(yè)管理是社區(qū)建設(shè)中社區(qū)服務(wù)的主要實(shí)現(xiàn)方式,從便于居民委員會(huì)對(duì)業(yè)主大會(huì)的相關(guān)工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督,促進(jìn)兩者相互配合、相互協(xié)助的角度出發(fā),應(yīng)當(dāng)建立兩者間必要的溝通機(jī)制。因此,本條規(guī)定,在住宅小區(qū)內(nèi)召開業(yè)主大會(huì)會(huì)議,應(yīng)當(dāng)告知相關(guān)的居民委員會(huì)。之所以是相關(guān)居民委員會(huì),是因?yàn)闃I(yè)主大會(huì)與居民委員會(huì)之間,不是簡單的一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系,一個(gè)物業(yè)管理區(qū)域只有一個(gè)業(yè)主大會(huì),但完全可能有兩個(gè)以上的居民委員會(huì),只要是相關(guān)的居民委員會(huì),業(yè)主大會(huì)召開會(huì)議都應(yīng)當(dāng)告知。非住宅小區(qū)的物業(yè)管理區(qū)域由于一般不涉及居民社區(qū)事務(wù),是否告知居民委員會(huì),《條例》不做要求。
第三款是關(guān)于業(yè)主大會(huì)會(huì)議記錄制度的規(guī)定。由于在業(yè)主大會(huì)會(huì)議上討論的是物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)有關(guān)物業(yè)管理的各種事項(xiàng),廣大與會(huì)業(yè)主要就此發(fā)表意見并進(jìn)行技票表決,決定的結(jié)果關(guān)系到全體業(yè)主的共同利益。因此,為了保證會(huì)議的民主和公正,業(yè)主大會(huì)會(huì)議的召開過程和業(yè)主們發(fā)表的意見應(yīng)當(dāng)以書面形式作詳細(xì) 真實(shí)的記錄,并形成業(yè)主大會(huì)開展工作的重要檔案材料。這樣做既便于業(yè)主對(duì)業(yè)主大會(huì)進(jìn)行監(jiān)督,又便于將來可能發(fā)生有關(guān)爭議或者糾紛時(shí)有案可查。做好業(yè)主大會(huì)會(huì)議記錄的職責(zé)由業(yè)主委員會(huì)來承擔(dān)。