文/鹿欽連（中國物業(yè)管理協(xié)會法律政策專業(yè)委員會委員）
2020年7月，東莞市人民法院對東莞某物業(yè)管理有限公司董事長李某等人涉黑案(以下簡稱東莞李某案)進行公開宣判，以組織、領(lǐng)導(dǎo)黑社會性質(zhì)組織罪、強迫交易罪、尋釁滋事罪、盜竊罪，數(shù)罪并罰，判處首犯李某有期徒刑十六年六個月，并處沒收個人財產(chǎn)3000萬元，罰金21萬元。
東莞李某案在社會各界尤其是物業(yè)管理行業(yè)引起極大的轟動，也引發(fā)了許多物業(yè)人的深入思考。李某等人利用公司合法外衣，有組織地實施了一系列違法犯罪活動，嚴(yán)重破壞了當(dāng)?shù)亟?jīng)濟和社會秩序。
此案的教訓(xùn)是深刻的，它警示我們：物業(yè)服務(wù)企業(yè)如果缺乏合規(guī)管理，就容易被不法分子利用，成為其從事違法活動的工具。
因此，加強合規(guī)管理，對于防范類似事件的發(fā)生，保護業(yè)主的合法權(quán)益，維護物業(yè)管理行業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義。
何為合規(guī)管理
企業(yè)合規(guī)管理最早始于美國銀行業(yè)，在1929年至1933年的美國經(jīng)濟大蕭條中，金融業(yè)是受創(chuàng)最為嚴(yán)重的行業(yè)。為了制止這一場空前的經(jīng)濟危機給社會帶來的損失，金融業(yè)加強了對銀行的監(jiān)管，監(jiān)管的核心內(nèi)容便是強化對銀行的合規(guī)管理。
在美國政府的監(jiān)管政策下，美國各大銀行紛紛“被迫”強化自身合規(guī)管理，由此保障了二戰(zhàn)后三十年間美國銀行業(yè)的穩(wěn)定和繁榮發(fā)展。
我國的合規(guī)管理起步相對較晚，最初也是圍繞金融監(jiān)管領(lǐng)域展開(2006年中國銀監(jiān)會發(fā)布《商業(yè)銀行合規(guī)風(fēng)險管理指引》)，標(biāo)志著合規(guī)管理在金融行業(yè)開始受到重視。
近年來，隨著全球化的進一步發(fā)展和跨境業(yè)務(wù)的增加，合規(guī)管理在企業(yè)中的重要性日益凸顯，現(xiàn)已成為企業(yè)治理和風(fēng)險管理的重要組成部分。
具體來講，合規(guī)是指企業(yè)經(jīng)營管理行為和員工職務(wù)行為要符合國家法律法規(guī)、監(jiān)管規(guī)定、行業(yè)準(zhǔn)則和公司章程、規(guī)章制度等要求;合規(guī)管理是指企業(yè)以有效防控合規(guī)風(fēng)險為目的，以提升依法合規(guī)經(jīng)營管理水平為導(dǎo)向，以經(jīng)營管理行為和員工履職行為為對象，開展的包括建立合規(guī)制度、完善運行機制、培育合規(guī)文化、強化監(jiān)督問責(zé)等有組織、有計劃的管理活動。
企業(yè)經(jīng)營管理行為和員工職務(wù)行為
物業(yè)管理行業(yè)合規(guī)管理現(xiàn)狀
雖然近年來物業(yè)管理行業(yè)也在關(guān)注合規(guī)管理，并取得了一定的成績和進步。但從整體情況來看，行業(yè)合規(guī)管理發(fā)展不平衡不充分的情況仍然存在，許多企業(yè)仍對合規(guī)管理重視不足，沒有形成制度化、體系化的合規(guī)管理制度。
一方面，隨著行業(yè)的快速發(fā)展和市場競爭的加劇，越來越多的物業(yè)服務(wù)企業(yè)開始重視合規(guī)管理。他們意識到，合規(guī)管理不僅是企業(yè)穩(wěn)健經(jīng)營、保護聲譽和品牌形象的重要保障，也是降低法律風(fēng)險和合規(guī)風(fēng)險的有效手段。因此，這些企業(yè)開始積極制定合規(guī)政策、培訓(xùn)員工、監(jiān)督合規(guī)情況，并及時糾正違規(guī)行為。
另一方面，盡管一部分物業(yè)服務(wù)企業(yè)的合規(guī)建設(shè)比較到位，但多數(shù)物業(yè)服務(wù)企業(yè)的合規(guī)進程仍然亟待加強。這些企業(yè)為了追求短期效益，往往忽視了合規(guī)管理的重要性，導(dǎo)致在經(jīng)營管理過程中存在諸多合規(guī)風(fēng)險，往往為追求利潤最大化，而忽略了可持續(xù)發(fā)展應(yīng)控的風(fēng)險，導(dǎo)致管理體制不健全，缺乏規(guī)范化、系統(tǒng)化的規(guī)章制度，管理效能低下。
在當(dāng)今復(fù)雜多變的商業(yè)環(huán)境中，合規(guī)管理已成為物業(yè)服務(wù)企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展的關(guān)鍵因素。隨著法律法規(guī)的日益完善和市場競爭的加劇，物業(yè)服務(wù)企業(yè)面臨著前所未有的合規(guī)挑戰(zhàn)。合規(guī)管理不僅關(guān)系到企業(yè)的生存和發(fā)展，更是維護市場秩序、保護消費者權(quán)益的重要保障。
因此，物業(yè)服務(wù)企業(yè)需要不斷增強合規(guī)管理意識，提高合規(guī)管理能力，以適應(yīng)市場發(fā)展的需要和法律法規(guī)的要求。
物業(yè)服務(wù)企業(yè)如何做好合規(guī)管理
物業(yè)服務(wù)企業(yè)要做好合規(guī)管理，可以從以下幾個方面入手。
一是建立健全合規(guī)管理制度，保障企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，通過制定一套完善的合規(guī)管理制度，明確合規(guī)管理的目標(biāo)、原則和程序。這不僅包括對法律法規(guī)的遵守，還應(yīng)涵蓋企業(yè)內(nèi)部的管理規(guī)定和操作流程，確保企業(yè)運營的每一個環(huán)節(jié)都符合法律法規(guī)的要求。
例如，浙江一家物業(yè)服務(wù)企業(yè)建立了完善的合規(guī)管理體系，包括規(guī)章制度、操作規(guī)程等。這些制度涵蓋了物業(yè)管理的各個方面，如財務(wù)管理、人力資源管理、服務(wù)質(zhì)量管理等，確保企業(yè)在運營過程中符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。同時還制定了《公司合規(guī)管理辦法》，對合規(guī)管理的原則、機構(gòu)、職責(zé)、管理要點、管理運行、管理保障、調(diào)查舉報與責(zé)任追究等內(nèi)容作出明確規(guī)定。
二是加強員工培訓(xùn)，提高合規(guī)意識。物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)定期對員工進行合規(guī)培訓(xùn)，讓員工深入了解行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)，提高他們的合規(guī)意識。同時，企業(yè)還應(yīng)鼓勵員工積極舉報不合規(guī)行為，形成全員參與合規(guī)管理的良好氛圍。企業(yè)還應(yīng)將合規(guī)培訓(xùn)納入員工的培訓(xùn)計劃，確保員工能夠及時掌握最新的合規(guī)知識。
深圳某物業(yè)服務(wù)企業(yè)為了提升員工的合規(guī)意識，通過組織系統(tǒng)的培訓(xùn)，讓員工能夠深入了解并掌握相關(guān)的法律法規(guī)和合規(guī)要求，從而增強合規(guī)意識，還定期組織外部交流活動，邀請行業(yè)專家和資深人士進行授課和分享經(jīng)驗。這不僅豐富了員工的業(yè)務(wù)知識，還促進了員工之間的交流和學(xué)習(xí)，進一步提升了員工的合規(guī)意識和專業(yè)素養(yǎng)。
三是優(yōu)化內(nèi)部流程，防范合規(guī)風(fēng)險。物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)不斷優(yōu)化內(nèi)部流程，建立健全風(fēng)險防范機制。通過設(shè)立合規(guī)審查環(huán)節(jié)，對重要合同、決策進行合規(guī)性審查，確保業(yè)務(wù)操作合規(guī)合法。此外，物業(yè)服務(wù)企業(yè)企業(yè)還應(yīng)建立有效的內(nèi)部監(jiān)督機制，例如設(shè)立審計部門或合規(guī)管理部門，定期對各項制度執(zhí)行情況進行檢查、審計，及時發(fā)現(xiàn)并糾正違規(guī)行為。
如，某物業(yè)服務(wù)企業(yè)通過制定建立完善的內(nèi)部控制體系，能夠及時發(fā)現(xiàn)并糾正潛在的違規(guī)行為，從而有效防范了合規(guī)風(fēng)險。同時，該企業(yè)還設(shè)立了專門的內(nèi)部審計部門，定期對相關(guān)部門進行審計工作，及時發(fā)現(xiàn)并糾正問題。審計部門的獨立性和專業(yè)性保證了審計結(jié)果的客觀性和公正性，為企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展提供了有力保障。
四是加強外部合作，提升合規(guī)能力。物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)與律師事務(wù)所、審計機構(gòu)等專業(yè)單位建立合作關(guān)系，獲取專業(yè)的合規(guī)建議和指導(dǎo)。通過外部合作，企業(yè)可以及時了解最新的法律法規(guī)變化，提升自身的合規(guī)能力。例如通過定期邀請法律專家舉行合規(guī)講座，為員工提供最新的法律知識和合規(guī)動態(tài)。
深圳某物業(yè)服務(wù)企業(yè)與外部各方展開廣泛合作。首先，定期參加政府組織的合規(guī)培訓(xùn)和交流活動，確保企業(yè)運營始終符合最新的法律法規(guī)。同時，企業(yè)還與多家專業(yè)咨詢機構(gòu)建立合作，定期進行合規(guī)風(fēng)險評估和審計。這些專業(yè)機構(gòu)憑借豐富的經(jīng)驗和專業(yè)知識，為企業(yè)提供了寶貴的建議和解決方案，幫助其及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在的合規(guī)問題。
五是建立合規(guī)考核機制，落實責(zé)任。物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)將合規(guī)管理納入績效考核體系，明確各部門、員工的合規(guī)責(zé)任。通過設(shè)定具體的考核指標(biāo)和獎懲措施，確保合規(guī)管理工作得到有效執(zhí)行。企業(yè)還應(yīng)將合規(guī)考核結(jié)果與員工的績效評價和晉升掛鉤，以此激勵員工積極參與合規(guī)管理。
上海一物業(yè)服務(wù)企業(yè)為提升服務(wù)質(zhì)量和企業(yè)合規(guī)性，結(jié)合物業(yè)法律法規(guī)和內(nèi)部規(guī)章制度，制定了詳細(xì)的合規(guī)考核標(biāo)準(zhǔn)，確保員工在服務(wù)過程中能夠嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定;同時加強對員工日常工作的隨機檢查，確保員工始終保持合規(guī)意識;還明確規(guī)定了各級管理人員和員工的合規(guī)責(zé)任，并將其納入績效考核體系。
六是加強信息披露，接受業(yè)主監(jiān)督。物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照民法典等法律法規(guī)規(guī)定，定期將服務(wù)的事項、負(fù)責(zé)人員、質(zhì)量要求、收費項目、收費標(biāo)準(zhǔn)、履行情況，以及維修資金使用情況、業(yè)主共有部分的經(jīng)營與收益情況等信息以合理方式向業(yè)主公開并向業(yè)主大會、業(yè)主委員會報告。這不僅有助于提升物業(yè)管理的透明度，還能增強業(yè)主和社會公眾對企業(yè)的信任。
例如，成都市的一家物業(yè)服務(wù)企業(yè)在信息披露方面積極接受業(yè)主監(jiān)督。首先，在管小區(qū)設(shè)立信息公開欄，內(nèi)容涵蓋物業(yè)費收支、服務(wù)合同、維修資金使用、業(yè)委會決定等內(nèi)容。其次，借助線上平臺，使用專屬小程序或APP，使業(yè)主既能隨時查看服務(wù)費明細(xì)、報修情況，還能在線投票和反饋意見。再次，構(gòu)建投訴處理機制，業(yè)主可多途徑投訴，企業(yè)按時處理并反饋結(jié)果，積極落實合理訴求。通過這些措施，企業(yè)提升了服務(wù)透明度和公信力，贏得業(yè)主信任。
七是加強合規(guī)文化建設(shè)，營造合規(guī)氛圍。合規(guī)文化是企業(yè)合規(guī)管理的靈魂。物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)注重合規(guī)文化的建設(shè)，例如通過組織合規(guī)知識競賽、合規(guī)演講比賽等活動，提高員工的合規(guī)意識和參與度。
同時，企業(yè)還可以將合規(guī)文化融入企業(yè)的核心價值觀和企業(yè)文化中，使員工在潛移默化中接受合規(guī)理念，形成全員參與、共同維護合規(guī)的良好氛圍。例如，江蘇某物業(yè)服務(wù)企業(yè)通過舉辦合規(guī)知識競賽、合規(guī)文化宣傳周等活動，積極營造合規(guī)文化氛圍。同時，公司還通過內(nèi)部宣傳欄、企業(yè)網(wǎng)站等渠道，廣泛宣傳合規(guī)理念和合規(guī)成果，樹立了良好的企業(yè)形象。
八是積極參與行業(yè)自律，推動合規(guī)發(fā)展。物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)積極參與行業(yè)自律組織，共同推動行業(yè)的合規(guī)發(fā)展。通過參與行業(yè)自律標(biāo)準(zhǔn)的制定和修訂，企業(yè)可以了解行業(yè)的最新合規(guī)要求和趨勢，及時調(diào)整自身的合規(guī)管理體系。同時，企業(yè)還可以通過與同行交流和學(xué)習(xí)，借鑒他人的合規(guī)管理經(jīng)驗和做法，不斷提升自身的合規(guī)管理水平。
2024年1月，杭州市物業(yè)管理協(xié)會發(fā)布的《杭州市物業(yè)服務(wù)行業(yè)自律公約》為行業(yè)自律提供了重要的指導(dǎo)和規(guī)范。該公約共涉及九條內(nèi)容，包括物業(yè)服務(wù)行業(yè)相關(guān)企業(yè)要弘揚行業(yè)正氣、維護市場秩序、規(guī)范服務(wù)行為、追求業(yè)主滿意、自覺接受監(jiān)督等。
杭州市物業(yè)服務(wù)行業(yè)的自律與合規(guī)發(fā)展得到了眾多企業(yè)的積極響應(yīng)和參與。眾多物業(yè)服務(wù)企業(yè)高度重視，在積極響應(yīng)公約簽訂的同時，還組織員工開展學(xué)習(xí)活動。
綜上，物業(yè)管理行業(yè)在加強合規(guī)管理方面雖然取得了一定成績，但還有很大的提升空間。在未來的發(fā)展中，物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)始終將合規(guī)管理放在首位，確保企業(yè)在激烈的市場競爭中行穩(wěn)致遠(yuǎn)。（原載于《中國物業(yè)管理》雜志2024年第12期）