第三方審計機構跟蹤審計維修資金使用項目
文 / 葛紅剛 李兆全
住宅專項維修資金是由業(yè)主交存，業(yè)主所有，保障房屋共用部位、共用設施設備有效運行，延長房屋使用壽命的重要保障。近年來，江蘇省鹽城市按照“依法依規(guī)、公開透明、便捷高效”的原則，構建維修資金使用的“硬”措施和“軟”手段，不斷完善維修資金使用管理模式。自2014年起，鹽城市區(qū)維修資金使用審核工作下放各區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設部門，由各區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設部門會同屬地街道做好現(xiàn)場勘查、審核、指導、協(xié)調等日常管理工作。鹽城市物業(yè)管理中心具體負責維修資金使用管理工作的指導和監(jiān)督，依據區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設部門意見撥付資金。截至2023年6月底，鹽城市區(qū)維修資金使用支出超2億元，為市區(qū)近500個小區(qū)共用部位、共用設施設備維修項目提供了資金保障。
通過“硬”措施健全政策制度和監(jiān)督機制
鹽城市充分運用經濟、法律、行政等手段，進一步明確工作職責，加強行業(yè)部門協(xié)同聯(lián)動，規(guī)范結算撥付流程，提高住宅專項維修資金使用效益。
一是健全完善政策制度，明確工作職責落實。研究制定了鹽城市住宅專項維修資金管理辦法、維修資金使用管理實施細則、優(yōu)化完善維修資金使用應急維修工作流程、規(guī)范維修資金使用第三方服務、規(guī)范維修資金使用應急維修專業(yè)隊伍備選名錄管理等一系列業(yè)務性配套文件，進一步健全完善維修資金使用管理制度。按照“同標準受理、無差別辦理”工作要求和工作實際，本著“依法依規(guī)、公開透明、便捷高效”的原則，對維修資金使用流程進行進一步優(yōu)化，明確各級部門職責分工，建立起市、區(qū)、街道三級監(jiān)督聯(lián)動機制，從使用申請、維修施工、工程驗收、公示公告、審計結算等全過程進行監(jiān)督。與此同時，將審計、監(jiān)理等中介機構服務費用與施工單位維修工程款分開結算，鼓勵推行維修施工質量履約保證金等制度，有效防范冒領、套取維修資金及后續(xù)保修不到位的現(xiàn)象發(fā)生。
二是突出完善監(jiān)督機制，加強使用過程管理。積極細化維修資金使用的應急維修和一般維修流程，明確材料受理和辦結時限。在發(fā)生墻體脫落、消防隱患等危及房屋安全緊急情形時，申請人可直接向區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設部門申請應急維修，區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設部門當日安排專人會同屬地街道現(xiàn)場勘查確認，并通過自主選擇方式落實專業(yè)隊伍實施維修，限時辦結，實行“同步申請、同步公示、同步施工、同步監(jiān)審”。一般維修由申請人提出《維修資金使用方案》，經業(yè)主同意后報送屬地街道及區(qū)住建部門，勘查確認并公示無異議后予以審核確認。針對維修資金申請不了解、不方便等問題，通過開展公開競爭性方式，建立維修資金使用審計、監(jiān)理、招標代理等第三方專業(yè)隊伍備選名錄，供維修申請人自主選擇，并健全完善相關制度，規(guī)范服務質量。對維修項目在5000元以上的進行工程造價審計，對維修項目在15萬元以上的進行審計復核，對維修項目在10萬元以上的實施監(jiān)理。對實施公開招標維修項目，協(xié)調納入公共資源中心平臺實施。建立維修資金使用專項現(xiàn)場督導組，對使用維修資金的維修項目進行現(xiàn)場跟蹤全覆蓋，重點對維修資金使用維修中、維修后的維修情況事實等進行現(xiàn)場核實，對電梯、消防等專業(yè)性較強維修項目，通過購買第三方服務或邀請專業(yè)技術人員協(xié)同現(xiàn)場指導和督查，加強維修資金使用過程跟蹤管理，確保維修資金發(fā)揮最大價值。
三是強化結算流程把控，細化款項劃轉程序。每筆維修項目結算，落實經屬地街道組織參與工程竣工驗收，驗收合格后，監(jiān)理機構出具工程質量評價報告，審計機構出具工程結算審計報告，鹽城市物業(yè)管理中心根據審計報告出具受益業(yè)主維修資金使用分攤明細，經公示無異議后，區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設部門及時出具同意撥付維修資金的意見，鹽城市物業(yè)管理中心根據意見按規(guī)定辦理款項劃轉手續(xù)。對10萬元以下資金支出由鹽城市物業(yè)管理中心按單位財務支出流程實施撥付；對10萬元及以上資金支出，經局財務處室和局分管業(yè)務領導審核同意實施撥付。材料手續(xù)齊全后，材料初審、流程申報、資金撥付于兩個工作日內完成。
使用維修資金維修后的外墻
通過“軟”手段推進“互聯(lián)網+政務服務”
鹽城市持續(xù)推動維修資金使用線上服務平臺建設，不斷提高維修資金使用申請審核效率，強化宣傳引導，進一步提升住宅專項維修資金管理水平。
一是優(yōu)化細化使用流程，方便居民使用維修資金。以行業(yè)數(shù)字化轉型為契機，乘勢推動智慧物業(yè)建設發(fā)展，著力建設住宅專項維修資金使用線上服務平臺，壓縮辦理環(huán)節(jié)、精簡提交材料、縮短辦結時限，推動維修資金使用申請、受理、勘查、審核、撥付等環(huán)節(jié)全流程線上辦理，實現(xiàn)全過程留痕、全流程監(jiān)管，確保維修資金使用規(guī)范高效、便民利民。通過維修資金使用線上服務平臺，業(yè)主可線上進行維修資金使用申請，查詢下載政策法規(guī)和申請流程指導說明，查詢使用項目審批進度，查詢申請小區(qū)維修資金使用情況及余額等，亦可通過手機在“我的鹽城”APP上進行線上表決，簡單易操作，有效提高業(yè)主參與表決的效率和積極性。設置專人專有審核賬號，通過電腦客戶端、手機端“我的鹽城”APP即可進行審核?，F(xiàn)場踏勘人員可通過“我的鹽城”APP拍照上傳照片資料，材料不全或錯誤可直接線上反饋、線上補齊。維修項目進展持續(xù)跟蹤，線上線下公示、全程公開透明。同時，建立一整套維修資金使用電子檔案，全程跟蹤維修項目進展，增加數(shù)據提取和分析功能，隨時關注市區(qū)維修資金使用情況動態(tài)，切實實現(xiàn)讓數(shù)據多跑路，群眾少跑腿，不斷提高維修資金使用申請審核效率，提升便民服務水平。
二是加強培訓宣傳引導，提升行業(yè)整體水平。積極組織開展業(yè)務培訓，邀請不同行業(yè)職能部門的業(yè)務專家，不定期組織開展維修資金使用方面的業(yè)務培訓，答疑解惑，提出指導意見，切實提高資金申請使用審核效率和化解矛盾糾紛能力。同時，充分發(fā)揮鹽城市房產物業(yè)巡回法庭和人民調解委員會調解作用，形成人民調解、司法調解、行政調解的聯(lián)合調解機制，切實將維修資金使用中矛盾糾紛化解在萌芽、基層。編制維修資金使用政策問答手冊，詳細解讀相關使用政策法規(guī)、使用流程與材料申請流程、使用申請范圍等，實現(xiàn)“一冊在手，辦事無憂”，方便業(yè)主申請使用維修資金。依據制定的維修資金使用流程，根據不同申請流程及情形，分類梳理并制作申請使用所需的材料格式樣本，供申請人使用選擇，保障維修資金使用申請規(guī)范、便捷。持續(xù)充分運用好《鹽城晚報》等本土媒體和房產物業(yè)巡回法庭送法進社區(qū)的宣傳優(yōu)勢，加強與大數(shù)據新媒介平臺的深度合作，在“鹽城物業(yè)在線”等微信公眾號開設專欄，定期推出維修資金政策法規(guī)宣傳和疑難問題解答，多渠道、多元化、多層次進行維修資金使用政策、流程等方面宣傳引導，切實形成人人知曉、人人參與、人人支持的維修資金使用良好環(huán)境。
作者單位：鹽城市物業(yè)管理中心