萬科星園小區(qū)屋頂防水工程施工現(xiàn)場
文/謝羅群
當(dāng)前，按照《住宅專項(xiàng)維修資金管理辦法》的規(guī)定，雖然業(yè)主大會成立后決定自行管理住宅專項(xiàng)維修資金(以下簡稱維修資金)的，可劃轉(zhuǎn)至以自己名義設(shè)立的專用賬戶，實(shí)行自管，但是在實(shí)踐中，受各種因素制約，業(yè)主大會自行管理維修資金的小區(qū)不僅占比很小，而且有一些還因?yàn)榫S修資金的使用或保值增值問題產(chǎn)生了矛盾糾紛，效果并不理想。
不過，北京市朝陽區(qū)萬科星園小區(qū)在維修資金劃轉(zhuǎn)至業(yè)主大會設(shè)立的專用賬戶以后，小區(qū)業(yè)委會通過大額存單、組合存款，實(shí)現(xiàn)了維修資金保值增值;通過規(guī)范使用、聘請第三方監(jiān)督、留存施工質(zhì)量保證金等一系列做法，提升維修資金使用效能，維護(hù)小區(qū)業(yè)主共同利益，也為業(yè)主大會自行管理維修資金提供了一個(gè)可供借鑒的范本。近日，《中國物業(yè)管理》采訪了萬科星園小區(qū)業(yè)委會秘書王立云。
劃轉(zhuǎn)維修資金，最大化維護(hù)業(yè)主利益
萬科星園位于北京市朝陽區(qū)奧運(yùn)村街道，共計(jì)2155戶，小區(qū)業(yè)主委員會成立于2004年。2007年12月份，為加強(qiáng)對維修資金使用的監(jiān)管，以及促進(jìn)維修資金的保值增值，經(jīng)過萬科星園小區(qū)業(yè)主大會決議，小區(qū)住宅專項(xiàng)維修資金統(tǒng)一劃轉(zhuǎn)至業(yè)主大會開設(shè)的專用賬戶，存儲在光大銀行。
王立云說，從維修資金劃轉(zhuǎn)的初衷來講，我們首先是希望能加強(qiáng)對維修資金合規(guī)使用的監(jiān)管，因?yàn)檫@畢竟是業(yè)主自己的錢，只有業(yè)主自己掌管大家才最放心，我們要確保真正把每一分錢都花在改善提升業(yè)主的居住品質(zhì)上。
其次，我們小區(qū)的業(yè)主可謂人才濟(jì)濟(jì)，其中不乏從事金融理財(cái)方面的專業(yè)人士，大家有信心通過合理的理財(cái)確保小區(qū)的存量維修資金最大程度地實(shí)現(xiàn)保值增值，同時(shí)確保維修資金使用效能的最大化，充分維護(hù)業(yè)主利益。
科學(xué)存儲讓維修資金保值增值
小區(qū)維修資金劃轉(zhuǎn)之后，萬科星園業(yè)委會面臨的首要問題是：如何讓現(xiàn)有維修資金保值增值?王立云說，我們剛接手時(shí)，小區(qū)維修資金賬戶的余額是3900余萬元，10多年來，小區(qū)開展的各項(xiàng)公共設(shè)施專項(xiàng)維修大約用去了760余萬元，但是，截至目前，小區(qū)維修資金賬戶上的余額仍有5040余萬元。換句話說，小區(qū)業(yè)委會接手管理維修資金的10多年來，小區(qū)的維修資金增值了1900余萬元，小區(qū)所實(shí)施的歷次專項(xiàng)維修使用的都是維修資金的增值部分，本金從未使用。那么，萬科星園業(yè)委會是如何做到這一點(diǎn)的呢?
王立云說，小區(qū)業(yè)委會充分集思廣益，集中廣大業(yè)主的智慧，最終研究決定通過大額存單來確保存量維修資金的保值增值。因?yàn)榇蟛糠止苍O(shè)施的維修改造都不是應(yīng)急維修，而是提前報(bào)計(jì)劃，因此，每年需要申請使用的維修資金數(shù)額基本上都可以提前進(jìn)行規(guī)劃，這就為小區(qū)業(yè)委會進(jìn)行組合存款提供了可能。
小區(qū)業(yè)委會根據(jù)每年的維修資金使用計(jì)劃把存量維修資金按照不同的年限、批次在銀行進(jìn)行大額定期存款組合，包括3個(gè)月、1年期、3年期和5年期等，確保在不影響后續(xù)使用的前提下，能夠獲得相對較高的收益，最大化確保維修資金保值增值。
嚴(yán)格規(guī)范使用流程，確保使用效能
維修資金能否正常使用和規(guī)范使用是觀察業(yè)主大會自管維修資金成敗的關(guān)鍵指標(biāo)。為確保維修資金的規(guī)范使用，萬科星園業(yè)委會在使用維修資金的過程中嚴(yán)格遵照北京市維修資金管理規(guī)定以及朝陽區(qū)房管局物業(yè)科的要求，同時(shí)結(jié)合小區(qū)的實(shí)際情況，設(shè)置多項(xiàng)步驟確保維修資金的申請和使用能夠規(guī)范進(jìn)行。具體如下：
一是物業(yè)服務(wù)企業(yè)在日常工作中就業(yè)主的報(bào)修情況進(jìn)行記錄、整理，在多次小范圍維修不能達(dá)到正常使用標(biāo)準(zhǔn)需要申請維修資金進(jìn)行大修時(shí)，要及時(shí)向業(yè)委會報(bào)備，申請資金預(yù)留。
二是明確維修事項(xiàng)(電梯、防水或者消防等)，如需向相應(yīng)的行政主管部門報(bào)備的要及時(shí)申請報(bào)備，同時(shí)，業(yè)委會還要委托物業(yè)服務(wù)公司向維修項(xiàng)目所在地的鑒定單位(朝陽區(qū)安全鑒定站等)申請鑒定，并最終出具正式的鑒定報(bào)告，明確維修必要性。
三是業(yè)委會委托物業(yè)服務(wù)公司協(xié)助進(jìn)行具體招標(biāo)工作，面向行業(yè)龍頭企業(yè)、既往優(yōu)秀合作方等進(jìn)行招標(biāo)，初步確定供應(yīng)商、施工方案和工程預(yù)算等。
四是業(yè)委會和小區(qū)物業(yè)服務(wù)企業(yè)請審價(jià)單位對施工方報(bào)價(jià)進(jìn)行預(yù)算審價(jià)，并調(diào)整施工方案出具最終的工程預(yù)算書。
五是業(yè)委會在北京市維修資金系統(tǒng)立項(xiàng)，生成任務(wù)信息單，對維修費(fèi)用進(jìn)行分?jǐn)偂Ｕ匍_臨時(shí)業(yè)主大會，公示維修資金使用建議書，制作分?jǐn)偯骷?xì)表并經(jīng)相關(guān)業(yè)主簽字確認(rèn)，最后形成業(yè)主大會決議。業(yè)主大會決議面向廣大業(yè)主公示半個(gè)月，如無異議，再進(jìn)行申請。
公示過程中，業(yè)委會也會向項(xiàng)目所在的街道辦城建科以及居委會匯報(bào)公示情況，并請居委會出具公示證明文件。如果涉及緊急情況，如消防、電梯等急需維修，或者出現(xiàn)影響公共或業(yè)主人身安全的事件，經(jīng)嚴(yán)格論證后將采取應(yīng)急機(jī)制，不再通過臨時(shí)業(yè)主大會投票環(huán)節(jié)，而是會聘請專業(yè)的監(jiān)理公司(也要進(jìn)行充分考察、約談、對比)對整個(gè)工程的實(shí)施進(jìn)行有效的監(jiān)督。
六是業(yè)委會在朝陽區(qū)維修資金支取系統(tǒng)注冊業(yè)委會及物業(yè)項(xiàng)目信息，確定項(xiàng)目申請類型(普通或應(yīng)急)，并向朝陽區(qū)房管局提交相關(guān)紙質(zhì)材料，包括住宅專項(xiàng)維修資金使用申請審核表以及法律法規(guī)規(guī)定的其他材料。
七是前期提交的紙質(zhì)材料審批通過后，業(yè)委會在北京市維修資金系統(tǒng)生成資金支取表，確認(rèn)無誤后提交給朝陽區(qū)房管局等待審批。
八是資金支取表審批通過后，業(yè)委會將房管局簽發(fā)的審批單交給銀行，到銀行辦理支付手續(xù)，銀行將工程款劃撥到物業(yè)服務(wù)企業(yè)賬戶。
九是業(yè)委會與施工方、監(jiān)理公司、審價(jià)單位分別簽訂合同，并委托物業(yè)服務(wù)企業(yè)監(jiān)督施工質(zhì)量以及工程驗(yàn)收等工作。物業(yè)服務(wù)企業(yè)要求并監(jiān)督施工方在施工過程中必須嚴(yán)格按照要求，不得違規(guī)施工，不得影響業(yè)主正常生活，同時(shí)邀請熱心業(yè)主監(jiān)督施工現(xiàn)場。物業(yè)服務(wù)企業(yè)根據(jù)施工合同約定分批向施工方付款，并截留合同金額的5%作為質(zhì)保金，5年后沒有質(zhì)量問題方可支付。
十是工程完工后，業(yè)委會須將工程施工、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的資料文件匯總再次遞交朝陽區(qū)房管局，完成維修資金的整個(gè)使用流程。
王立云說，10多年來，萬科星園按照這一流程多次進(jìn)行維修資金的申請，每次都做到了規(guī)范有序，且施工質(zhì)量和效果也得到了廣大業(yè)主的充分認(rèn)可。其中一些做法是小區(qū)業(yè)主提出來的，我們覺得很好，就采用了。
譬如，為確保維修資金使用效能和工程質(zhì)量，邀請第三方監(jiān)理公司或單位，以及在廣大業(yè)主中吸收維修項(xiàng)目方面的專業(yè)人士，在整個(gè)申請和維修的流程中擔(dān)當(dāng)咨詢顧問，同時(shí)參與施工質(zhì)量的監(jiān)督檢查和把關(guān)，留取5%的質(zhì)保金等，這都對確保施工質(zhì)量發(fā)揮了重要作用，值得業(yè)內(nèi)同行借鑒。
熱心、專業(yè)、有公心的業(yè)委會是管好維修資金的保障
總結(jié)回顧萬科星園業(yè)主自管維修資金的10多年歷程，王立云認(rèn)為，其實(shí)，業(yè)主大會自管維修資金主要是通過業(yè)委會去實(shí)現(xiàn)的，因此，建設(shè)一支熱心、專業(yè)、有公心的業(yè)委會團(tuán)隊(duì)是業(yè)主大會管好維修資金的重要保障。
首先是要熱心。熱心是指業(yè)委會成員要有甘于犧牲自我時(shí)間和精力去做小區(qū)公共事務(wù)的意愿。以萬科星園為例，小區(qū)業(yè)委會成員除了專職秘書有點(diǎn)酬勞之外，其他人都是在無償工作。譬如，我們原來的業(yè)委會主任為了驗(yàn)證哪種防水材料更好，冒著酷暑爬到一些小區(qū)的房頂實(shí)地查看各種防水材料的使用效果，可以說非常辛苦。如果沒有熱心公益的意愿，是做不好這些工作的。
其次是專業(yè)。維修資金的申請、使用其實(shí)是一項(xiàng)相當(dāng)復(fù)雜專業(yè)的工作，如果沒有一定的專業(yè)技能，也是做不好工作的。譬如，萬科星園的業(yè)委會團(tuán)隊(duì)，既有懂財(cái)務(wù)審計(jì)、金融理財(cái)?shù)娜瞬?，也有懂法律的人才，還有懂工程監(jiān)理的人才，他們都在維修資金的申請、使用和監(jiān)督工作中發(fā)揮了重要作用。
再次是有公心。業(yè)主大會自管維修資金以后，業(yè)委會在維修資金的申請、使用中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。所以，業(yè)委會的廣大成員一定要有公心，在施工單位的確定、工程質(zhì)量的把關(guān)等方面一定從維護(hù)廣大業(yè)主利益的角度開展工作，而絕不能有半點(diǎn)私心。 （原載于《中國物業(yè)管理》雜志2023年第8期）