文 / 劉練偉
專項維修資金的合規(guī)使用既是物業(yè)保值增值的保障，也是業(yè)主安居樂業(yè)的前提，因此有人形象地將其比作房屋的“養(yǎng)老金”。但長期以來，專項維修資金的管理一直存在責任邊界不清、認知統(tǒng)一難和使用難等問題。針對這些問題，筆者提出合規(guī)使用維修資金的幾個思考。
正面宣導，雙向溝通
專項維修資金的使用需要根據(jù)《物業(yè)管理條例》《專項維修資金管理辦法》等相關法律法規(guī)要求實施開展，因此，學習法律法規(guī)是合規(guī)使用專項維修資金至關重要的第一步。
首先，物業(yè)服務企業(yè)需要組織員工學習法律法規(guī)和當?shù)刈》砍青l(xiāng)建設主管部門、街道針對使用專項維修資金制定的流程及相應資料的提交要求。
其次，業(yè)主委員會、廣大業(yè)主需要學習法律法規(guī)，以真正履行好房屋修繕第一責任人的職責，確保應修盡修，避免因延遲維修、不維修或啟動應急簡易程序帶來不良后果。
再次，物業(yè)服務企業(yè)對不修、遲修可能引發(fā)的當前問題和今后對業(yè)主顯性及隱性的影響，要實事求是地進行分析和溫馨提示，讓作為房屋修繕第一責任人的業(yè)主清楚了解與判斷決策。此外，對于業(yè)主疑慮、擔憂的問題，物業(yè)服務企業(yè)應建立信息收集和雙向溝通的渠道。通過這些方式使廣大業(yè)主充分了解，正確理解專項維修資金的用途和作用。
最后，實時開展專項維修資金使用相關方的廉潔教育以及將廉潔教育與專項維修使用流程融合。比如：在小區(qū)公告廉潔告知書，簽訂廉潔承諾書，廣泛宣傳正向榜樣案例等。
加強引導，明確約定
專項維修資金的使用范圍是根據(jù)《專項維修資金管理辦法》和《物業(yè)管理條例》界定且需要通過《物業(yè)服務合同》加以明確約定的。因此，建議一方面要加強政府引導，如在《物業(yè)服務合同》模板提供指導意見，社區(qū)/街道在關鍵節(jié)點給予指導以提醒業(yè)主，減少專項維修資金使用過程所產(chǎn)生的分歧，以增強可操作性。另一方面，物業(yè)服務企業(yè)在與業(yè)主洽談合作、商討合同時應將其使用范圍予以明確，避免使用邊界模糊帶來的相關問題。
整合力量，加強監(jiān)督
隨著房齡的逐步增大，需要維修的范圍也在增加，各種類別的維修項目對物業(yè)服務企業(yè)提出了越來越高的要求，建議政府部門牽頭組織建立專家?guī)?，為房屋的專項維修整改方案、招投標評審、竣工驗收等提供咨詢指導，同時也可吸納具備房屋維修專業(yè)知識的小區(qū)業(yè)主進入專家?guī)欤约訌妼S修資金使用的監(jiān)督。
公開透明，業(yè)主參與
一是日常維修要到位。物業(yè)服務企業(yè)要做好房屋、設備設施及附屬場地的日常維修養(yǎng)護工作，具體而言：一是物業(yè)服務合同對日常維修的要求要明確、實事求是，以此作為雙方履約的基礎；二是維修養(yǎng)護要做好全面計劃，確保編制不漏項，且以預防維護為主，日常維修為重，使小故障、小毛病及時得到處理。
二是業(yè)主融入到位。業(yè)主作為房屋修繕第一責任人，更是專項維修資金的主人，對使用資金過程參與越全面、越深入，就越有利于合規(guī)使用資金。業(yè)主廣泛參與的工作范圍應包含對設備設施運行情況、物業(yè)服務維護情況、專項維修啟動和維修項目驗收的檢查，對設備設施風險點的排查，特別是在方案確定及施工方選擇上，鼓勵業(yè)主自薦或推薦。在廢舊物資拆除/處置、材料與零配件進場階段、竣工驗收等重要施工節(jié)點更歡迎業(yè)主參與其中。
三是信息公開到位。由于專項維修整改的事項往往影響業(yè)主的生活、出行等問題，因此業(yè)主對施工進度特別關注。基于這種情形，物業(yè)服務企業(yè)可以通過微信群、公示欄、APP、電梯廣告欄等載體時時通報工程進展和效果，對于費用額度大、整改周期長的事項還可組織節(jié)點通報會、施工進度查驗會、付款節(jié)點過程驗收會等，讓業(yè)主了解情況，心中有數(shù)。
四是檔案建立到位。雖然專項維修資金管理部門能查閱資金和使用的相關信息，但物業(yè)服務企業(yè)也應該建立一套檔案資料，檔案可考慮包含《日常維修維護動態(tài)管理檔案》《專項維修管理檔案》《小區(qū)專項維修資金使用檔案》等。《日常維修維護動態(tài)檔案》包含房屋、附屬設施等動態(tài)信息，形成體檢維修檔案；《專項維修管理檔案》除保障啟動、維修、驗收各個環(huán)節(jié)均有資料留存外，對其表現(xiàn)形式的有效性可選擇文檔、圖片、音頻、視頻等任一或組合形式，同時對隱蔽工程、關鍵工序建議以視頻拍攝加講解形式為宜，該檔案資料較多、形式多樣化，應建立便于檢索的目錄索引，方便查閱；《小區(qū)專項維修資金使用檔案》應側(cè)重全面系統(tǒng)地體現(xiàn)專項維修使用事項、使用時間、額度、余額等為宜。
五是宣傳溝通到位。小區(qū)業(yè)主群體龐大，物業(yè)服務企業(yè)在注重自身工作合規(guī)性的同時應注意收集業(yè)主的問題與訴求，發(fā)現(xiàn)業(yè)主疑問或輿情時，應第一時間受理、溝通，消除業(yè)主疑慮。在自身工作確有不足時，要及時糾偏，避免事態(tài)擴大。
前后比對，后續(xù)保障
只有維修整改達到良好成效，才能讓業(yè)主應修盡修。成效的客觀層面更容易被關注，而業(yè)主的主觀感受也非常關鍵，需要我們做以下安排：一是強化前后對比感知。專項維修之前應做現(xiàn)狀資料收集，維修結(jié)束后則要再次做現(xiàn)狀資料收集，最后可將前后狀況進行對比并進行公示，也可邀請業(yè)主現(xiàn)場參與感受，讓客觀效果影響業(yè)主主觀感受。二是回歸常態(tài)化管理。大修整改完畢后，物業(yè)服務企業(yè)要在質(zhì)保期和后續(xù)日常維修保養(yǎng)中認真履職，杜絕整改的事項短時期又出現(xiàn)故障問題，同時質(zhì)保期結(jié)束后，物業(yè)服務企業(yè)應做好日常維修養(yǎng)護工作，保障其正常的生命周期，甚至延長其生命周期，增強業(yè)主對專項維修的主觀感受。
應用科技，提供支撐
合規(guī)使用專項維修資金既需各方集聚合力，也需要考慮專業(yè)層面的問題。目前來看，可以考慮從以下方面引入智能化、智慧化的科技做助手，與政府相關部門、物業(yè)服務企業(yè)和業(yè)主等相關方緊密合作，才能確保維修資金使用效能的最大化。
一是引入智能化資金管理系統(tǒng)，助力專項維修資金的申請、審批，監(jiān)管資金流向，提供賬戶余額預警、續(xù)籌管理等服務，提高工作效率，減少人為錯誤和疏忽。
二是利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)對過去的維修項目進行回顧和總結(jié)，對比分析使用方案的優(yōu)劣，并根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和市場趨勢，優(yōu)化專項維修預算。同時，基于大數(shù)據(jù)分析，預測未來可能出現(xiàn)的維修需求和費用，未來維修計劃和預算，確保資金的持續(xù)運用和項目的有效實施。
四是開發(fā)移動應用和在線服務平臺，業(yè)主、物業(yè)服務企業(yè)可以通過手機或電腦隨時查看維修資金的使用情況、項目進展和相關文件，實現(xiàn)維修資金使用信息的透明和實時反饋。
五是在重要的維修項目上部署智能監(jiān)控和預警系統(tǒng)，通過傳感器、攝像頭等設備，實時監(jiān)測項目進度和費用。一旦項目超出預算或發(fā)生異常，系統(tǒng)會自動發(fā)出警報，讓管理人員及時采取措施，防止問題進一步擴大。
六是啟動數(shù)字化合同管理，將專項維修項目的合同和費用記錄在系統(tǒng)中，管理人員可以隨時查閱合同內(nèi)容和費用明細，避免因合同遺漏或不當解釋而引發(fā)糾紛。
總之，只有合規(guī)使用專項維修資金，才能讓房屋老有所依、老而不舊、老而不破；才能讓業(yè)主居有所安，居住體驗感、安全感不斷提升。這需要物業(yè)服務企業(yè)和維修資金使用相關方共同努力，系統(tǒng)、全面、專業(yè)地對維修資金的使用流程進行策劃與實施，更需要因時因地不斷完善。 （原載于《中國物業(yè)管理》雜志2023年第8期）
作者單位：重慶紳帝物業(yè)管理有限公司