烏魯木齊市房屋專(zhuān)項(xiàng)維修資金管理中心業(yè)務(wù)人員指導(dǎo)物業(yè)服務(wù)企業(yè)線上申請(qǐng)使用維修資金。
自2021年以來(lái)，烏魯木齊市持續(xù)通過(guò)信息化建設(shè)為房屋專(zhuān)項(xiàng)維修資金業(yè)務(wù)管理工作保駕護(hù)航。其信息化建設(shè)的主要內(nèi)容為：充分運(yùn)用云平臺(tái)、大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)（微信、APP）、搜索引擎等高新技術(shù)，以維修資金歸集、使用和資金管理為核心，建設(shè)一個(gè)業(yè)務(wù)平臺(tái)、一個(gè)網(wǎng)站、一個(gè)微信公眾號(hào)和一個(gè)微信小程序，實(shí)現(xiàn)維修資金繳存、使用的規(guī)范高效。分析發(fā)現(xiàn)，烏魯木齊維修資金信息化管理的主要功能和特點(diǎn)包括以下五個(gè)方面。
確保維修資金繳存準(zhǔn)確、高效，應(yīng)收盡收
首先是實(shí)現(xiàn)維修資金繳存業(yè)務(wù)線上化。2021年2月，開(kāi)通了維修資金線上繳存，通過(guò)主管局微信小程序“安居廣廈”和烏魯木齊市房屋專(zhuān)項(xiàng)維修資金管理中心（以下簡(jiǎn)稱(chēng)中心）微信小程序兩種線上繳存入口，完成維修資金線上繳存業(yè)務(wù)，業(yè)主自行選擇線上入口辦理維修資金繳存業(yè)務(wù)。2023年3月，完成維修資金繳存全流程線上辦理，徹底打通房屋“養(yǎng)老金”線上繳存“最后一公里”。
其次是打通信息壁壘，與房產(chǎn)交易等系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)，達(dá)到信息使用一體化。具體而言，一是與房屋交易管理中心數(shù)據(jù)共享，信息獲取智能化。在業(yè)主繳存維修資金前完成樓盤(pán)建立，通過(guò)房屋位置與交易中心樓盤(pán)數(shù)據(jù)建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，做到業(yè)主維修資金分戶賬信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。二是獲取合同信息。在中心業(yè)務(wù)系統(tǒng)與主管局大平臺(tái)系統(tǒng)建立一對(duì)一的關(guān)聯(lián)關(guān)系的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)合同信息與業(yè)主信息一鍵導(dǎo)入功能，無(wú)需窗口工作人員依據(jù)紙質(zhì)合同錄入繳存相關(guān)信息，縮短窗口工作人員辦理時(shí)間，提高窗口工作效率。三是房屋交易環(huán)節(jié)把關(guān)查驗(yàn)維修資金繳存證明，通過(guò)“電子把關(guān)”，實(shí)現(xiàn)交易提醒自動(dòng)化。維修資金管理系統(tǒng)與房產(chǎn)交易中心關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，在交易中心業(yè)務(wù)系統(tǒng)中驗(yàn)證維修資金是否足額繳存后，方可進(jìn)行下一步交易業(yè)務(wù)操作。四是通過(guò)在《不動(dòng)產(chǎn)（房地產(chǎn)）轉(zhuǎn)讓合同》條款中加入維修資金過(guò)戶相關(guān)條款，讓業(yè)主在房屋所有權(quán)過(guò)戶的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)維修資金同時(shí)過(guò)戶。通過(guò)數(shù)據(jù)接口推送二手房過(guò)戶信息，自動(dòng)變更維修資金分戶賬信息。
再次是開(kāi)通多種查詢(xún)方式。具體包括：一是發(fā)送維修資金賬戶余額變動(dòng)短信通知，涉及繳存、資金使用分?jǐn)偂⒃鲋凳找娣峙涞认嚓P(guān)信息。二是每年向維修資金賬戶余額不足首期繳存額30%需續(xù)籌維修資金的業(yè)主發(fā)送短信通知。三是多渠道查詢(xún)維修資金相關(guān)信息。業(yè)主通過(guò)登錄烏魯木齊市人民政府網(wǎng)、關(guān)注烏魯木齊市房屋專(zhuān)項(xiàng)維修資金管理中心微信公眾號(hào)后綁定房屋信息等多種方式查詢(xún)維修資金。四是通過(guò)專(zhuān)戶管理銀行手機(jī)APP查詢(xún)業(yè)主名下房屋維修資金相關(guān)信息。五是持身份證前往專(zhuān)戶管理銀行任意網(wǎng)點(diǎn)或者維修資金業(yè)務(wù)受理窗口進(jìn)行查詢(xún)。
確保維修資金使用規(guī)范、精細(xì)，提質(zhì)增效
首先是全面實(shí)現(xiàn)維修資金使用申請(qǐng)線上辦理。物業(yè)服務(wù)企業(yè)在Internet上通過(guò)VPN方式登錄中心維修資金業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，進(jìn)行維修資金使用申請(qǐng)的操作。申請(qǐng)單位通過(guò)外網(wǎng)申報(bào)端口上傳相關(guān)維修資金使用申請(qǐng)材料，中心審核人員通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)審核端口對(duì)上傳的相關(guān)要件進(jìn)行審核，發(fā)起審核意見(jiàn)，給予線上指導(dǎo)并和申請(qǐng)單位線上互動(dòng)、交流審核意見(jiàn)，全流程跟蹤服務(wù)申請(qǐng)單位完成資金使用申報(bào)，并根據(jù)審核進(jìn)度實(shí)時(shí)配合現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)。申請(qǐng)單位可在線實(shí)時(shí)查詢(xún)審核進(jìn)度、審核狀況，及時(shí)根據(jù)代管機(jī)構(gòu)線上反饋的審核意見(jiàn)對(duì)上報(bào)的維修資金申請(qǐng)資料進(jìn)行修改、完善，及時(shí)完成維修資金使用申報(bào)工作。審核通過(guò)后，申請(qǐng)單位只需通過(guò)外網(wǎng)申報(bào)端口將審核通過(guò)后帶有防偽水印的材料下載打印蓋章并報(bào)備至中心，即完成所有的維修資金使用申請(qǐng)流程。同時(shí)，使用申請(qǐng)相關(guān)業(yè)務(wù)檔案無(wú)需業(yè)務(wù)人員掃描上傳，系統(tǒng)可根據(jù)申請(qǐng)主體上傳材料自動(dòng)保存至檔案模塊。維修資金使用申請(qǐng)審核工作從發(fā)起到最終審核通過(guò)，系統(tǒng)全面留痕，操作方便快捷，審核狀態(tài)實(shí)時(shí)掌握，審核過(guò)程公開(kāi)透明。目前，70%-80%的使用申請(qǐng)是通過(guò)線上申請(qǐng)審核完成的，線下申請(qǐng)不足30%，極大地提高了申請(qǐng)效率，使用申請(qǐng)單位最多跑一次。
其次是在業(yè)主投票環(huán)節(jié)采取人臉識(shí)別技術(shù)。征集業(yè)主使用維修資金的意見(jiàn)有兩大難題：征集難、核實(shí)難。為此，中心利用微信公眾號(hào)“人臉識(shí)別”技術(shù)徹底解決這個(gè)問(wèn)題。業(yè)主通過(guò)微信公眾號(hào)進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證與房屋信息綁定，自行利用手機(jī)等移動(dòng)設(shè)備對(duì)維修資金使用進(jìn)行投票表決。采用“人臉識(shí)別”技術(shù)進(jìn)行使用決策，主要優(yōu)點(diǎn)包括：一是可以確定進(jìn)行投票的人確實(shí)為房屋的所有權(quán)人，收集的意見(jiàn)真實(shí)有效，省略了以往紙質(zhì)簽字審核人員需再次核實(shí)的環(huán)節(jié)，提高政府代管機(jī)構(gòu)的審核效率。二是解決業(yè)主表決時(shí)間和表決地點(diǎn)的限制，業(yè)主無(wú)論是否在本地，是否在工作時(shí)間都可決策，提高表決效率和業(yè)主參與的積極性。三是表決結(jié)果實(shí)時(shí)反饋，便于申請(qǐng)主體隨時(shí)了解使用表決進(jìn)度和結(jié)果，推動(dòng)使用申請(qǐng)進(jìn)程；利用手機(jī)就可以完成，易推廣使用。
再次是維修資金使用全過(guò)程向業(yè)主公示，實(shí)現(xiàn)“全面監(jiān)督”。具體而言，一是物業(yè)服務(wù)企業(yè)等申請(qǐng)主體申報(bào)的維修資金使用申請(qǐng)相關(guān)信息（年度使用方案、受益業(yè)主分?jǐn)偳鍍?cè)、業(yè)主表決結(jié)果、項(xiàng)目施工及質(zhì)量驗(yàn)收、工程結(jié)算等相關(guān)內(nèi)容）全部采用線上（依托房管局“安居廣廈”微信小程序線上“物業(yè)小區(qū)”公示）、線下（物業(yè)小區(qū)明顯位置）兩種方式向相關(guān)業(yè)主事前公示、事中公示、事后公示，充分保障業(yè)主對(duì)維修資金使用過(guò)程的知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)。二是代管機(jī)構(gòu)審核結(jié)果的相關(guān)情況也會(huì)通過(guò)烏魯木齊市政府網(wǎng)、安居廣廈小程序、烏魯木齊市房屋專(zhuān)項(xiàng)維修資金微信公眾號(hào)等平臺(tái)同時(shí)公示給業(yè)主。三是維修費(fèi)用按相關(guān)業(yè)主擁有的建筑面積比例分?jǐn)傊Ц逗?，維修資金賬戶余額變動(dòng)通過(guò)短信自動(dòng)推送給業(yè)主。四是業(yè)主關(guān)注市房屋專(zhuān)項(xiàng)維修資金管理中心微信公眾號(hào)后，選擇自助查詢(xún)功能，即可查詢(xún)到本人所擁有房屋的維修資金繳存、使用、收益等情況，并對(duì)涉及的維修使用進(jìn)行投票表決。
確保資金管理科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)，安全規(guī)范
首先是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)，對(duì)賬后生成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及各類(lèi)賬表。業(yè)務(wù)辦理數(shù)據(jù)與銀行流水?dāng)?shù)據(jù)核對(duì)一致后，平臺(tái)生成每日《銀行余額調(diào)節(jié)表》及出納銀行存款日記賬，同時(shí)生成會(huì)計(jì)憑證，記賬后生成總賬、明細(xì)賬，始終保持業(yè)務(wù)賬、銀行賬、會(huì)計(jì)賬三賬統(tǒng)一。
其次是設(shè)置智能投資功能，及時(shí)投資并進(jìn)行增值收益管理。通過(guò)投資功能中的活期存款臨界提醒、定期存款到期提醒等功能，及時(shí)將資金進(jìn)行定期存款投資；通過(guò)收益功能，計(jì)算年度收益并按分配原則及時(shí)將增值收益分配到戶。
再次是實(shí)現(xiàn)線上支付功能。利用與專(zhuān)戶管理銀行的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)，生成支付憑證，將資金直接支付給收款單位，免除了通過(guò)支票填寫(xiě)或網(wǎng)銀錄入等方式造成的失誤，保障資金安全。
確保檔案系統(tǒng)可查可驗(yàn)
通過(guò)信息化建設(shè)，中心實(shí)現(xiàn)維修資金檔案管理電子化，以及紙質(zhì)檔案、電子檔案一體化管理。目前，中心已實(shí)現(xiàn)所有歷史業(yè)務(wù)檔案掃描掛接，新增業(yè)務(wù)檔案實(shí)時(shí)掃描存檔，建立完整的電子檔案，并實(shí)現(xiàn)全程數(shù)字化管理，以及電子檔案從生成、歸檔、查詢(xún)、調(diào)用、銷(xiāo)毀的全生命周期管理，讓該歸檔的要件100%歸檔，讓歸檔文件防篡改，確保檔案真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，讓數(shù)字化成果永久封存，可查可驗(yàn)。這一做法使維修資金業(yè)務(wù)檔案管理模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向維修資金業(yè)務(wù)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，從而使得維修資金的管理走向規(guī)范化、數(shù)字化。
通過(guò)微信號(hào)打造指尖上的“政務(wù)大廳”
微信公眾號(hào)微服務(wù)功能可根據(jù)登錄人員角色，設(shè)置業(yè)主、物業(yè)服務(wù)企業(yè)、業(yè)主委員會(huì)、代管機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)人員、代管機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)等角色，根據(jù)不同角色提供個(gè)性化、定制化、透明化的服務(wù)。業(yè)主，能夠查看本人名下房屋維修資金賬戶明細(xì)及維修項(xiàng)目信息，提高公眾對(duì)維修資金參與度，強(qiáng)調(diào)公眾監(jiān)督；代管機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)人員，可以查看任意小區(qū)處于不同狀態(tài)的維修項(xiàng)目信息，便于隨時(shí)掌握維修資金申請(qǐng)使用動(dòng)態(tài)；代管機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，可按照不同區(qū)間、時(shí)間維度、不同業(yè)務(wù)類(lèi)型查看業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)智能分析，以圖表形式直觀呈現(xiàn)分析數(shù)據(jù)，對(duì)維修資金業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)變化趨勢(shì)進(jìn)行深度剖析，為維修資金代管機(jī)構(gòu)智能監(jiān)管提供決策支持、支撐維修資金政策制定與全局把控。（原載于《中國(guó)物業(yè)管理》雜志2023年第8期）
供稿單位：由中國(guó)物業(yè)管理協(xié)會(huì)物業(yè)維修資金研究專(zhuān)業(yè)委員會(huì)副主任委員單位——烏魯木齊市房屋專(zhuān)項(xiàng)維修資金管理中心