在成都中海名城小區(qū)，中海物業(yè)聯(lián)合街道、社區(qū)、地產(chǎn)、業(yè)委會等，針對園區(qū)道路、設(shè)施設(shè)備進(jìn)行品質(zhì)提升，逐一解決項(xiàng)目老舊問題，讓業(yè)主生活便利的同時，實(shí)現(xiàn)房屋的保值增值。
文 / 李振喜 金水勇 徐彥林 劉華偉
對于物業(yè)服務(wù)企業(yè)來說，合法、合規(guī)、合情用好住宅小區(qū)專項(xiàng)維修資金，保障小區(qū)共用部位、共用設(shè)施設(shè)備的維修和正常使用是一張必答卷。中海物業(yè)按照“PDCA”工作方法（計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、處理），制定了《中海物業(yè)住宅專項(xiàng)維修資金啟用管理細(xì)則》，嚴(yán)格依法依規(guī)使用維修資金，交出了一份令各方滿意的合規(guī)使用住宅專項(xiàng)維修資金的答卷。
法律依據(jù)和制度
在《中華人民共和國民法典》《物業(yè)管理?xiàng)l例》《住宅專項(xiàng)維修資金管理辦法》《住宅專項(xiàng)維修資金會計(jì)核算辦法》《住宅專項(xiàng)維修資金管理信息系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范》和各地制定的專項(xiàng)維修資金使用管理辦法中，明確規(guī)定專項(xiàng)維修資金的交存、使用、核算、監(jiān)督管理、信息管理和法律責(zé)任等內(nèi)容。
2019年，中海物業(yè)就根據(jù)上述法律法規(guī)和相關(guān)條例辦法，由業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)和人力等部門聯(lián)合制定了《中海物業(yè)住宅專項(xiàng)維修資金啟用管理細(xì)則》。2020年，在《中華人民共和國民法典》和《住宅專項(xiàng)維修資金會計(jì)核算辦法》發(fā)布后，中海物業(yè)依據(jù)其條款及時修訂了《中海物業(yè)住宅專項(xiàng)維修資金啟用管理細(xì)則》，并在2021年1月民法典和會計(jì)核算辦法實(shí)行時同步執(zhí)行，還在附件中采用《中海物業(yè)招標(biāo)及采購管理辦法》規(guī)范專項(xiàng)維修資金合法合規(guī)使用，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化。同時，附件還更新了各地專項(xiàng)維修資金的管理規(guī)定，要求各地分公司結(jié)合當(dāng)?shù)氐囊?guī)定制定適合自身的制度和流程。中海物業(yè)明確專項(xiàng)維修資金啟用要遵循依法依規(guī)、客觀、公開、公平、公正的原則。
具體實(shí)施步驟
住宅專項(xiàng)維修資金使用可分為資金劃轉(zhuǎn)業(yè)主大會管理前和劃轉(zhuǎn)后兩種情況，應(yīng)急專項(xiàng)維修資金使用同樣按照資金劃轉(zhuǎn)前后分為兩類，分別是啟用辦法和流程。
（一）在住宅專項(xiàng)維修資金劃轉(zhuǎn)業(yè)主大會管理前，需要使用住宅專項(xiàng)維修資金的，啟用辦法和流程如下：
1.物業(yè)服務(wù)企業(yè)根據(jù)維修、更新和改造項(xiàng)目的需要提出使用建議；沒有物業(yè)服務(wù)企業(yè)的，由相關(guān)業(yè)主提出使用建議；
2.業(yè)主共同決定事項(xiàng)，當(dāng)由專有部分面積占比三分之二以上的業(yè)主且人數(shù)占比三分之二以上的業(yè)主參與表決。同時應(yīng)當(dāng)經(jīng)參與表決專有部分面積過半數(shù)的業(yè)主且參與表決人數(shù)過半數(shù)的業(yè)主同意（注：此處民法典對原有規(guī)定進(jìn)行了修改并放寬）；
3.物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者相關(guān)業(yè)主組織制定實(shí)施使用方案；
4.物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者相關(guān)業(yè)主持有關(guān)材料，向所在地直轄市、市、縣人民政府建設(shè)（房地產(chǎn)）主管部門申請列支；其中，動用公有住房住宅專項(xiàng)維修資金的，向負(fù)責(zé)管理公有住房住宅專項(xiàng)維修資金的部門申請列支；
5.直轄市、市、縣人民政府建設(shè)（房地產(chǎn)）主管部門或者負(fù)責(zé)管理公有住房住宅專項(xiàng)維修資金的部門審核同意后，向?qū)艄芾磴y行發(fā)出劃轉(zhuǎn)住宅專項(xiàng)維修資金的通知；
6.專戶管理銀行將所需住宅專項(xiàng)維修資金劃轉(zhuǎn)至維修單位。
（二）在住宅專項(xiàng)維修資金劃轉(zhuǎn)業(yè)主大會管理后，需要使用住宅專項(xiàng)維修資金的，啟用辦法和流程如下：
1.物業(yè)服務(wù)企業(yè)提出使用方案，使用方案應(yīng)當(dāng)包括擬維修和更新、改造的項(xiàng)目、費(fèi)用預(yù)算、列支范圍、發(fā)生危及房屋安全等緊急情況以及其他需臨時使用住宅專項(xiàng)維修資金的情況的處置辦法等；
2.業(yè)主大會依法通過使用方案；
3.物業(yè)服務(wù)企業(yè)組織落實(shí)使用方案；
4.物業(yè)服務(wù)企業(yè)持有關(guān)材料向業(yè)主委員會提出列支住宅專項(xiàng)維修資金；其中，動用公有住房住宅專項(xiàng)維修資金的，向負(fù)責(zé)管理公有住房住宅專項(xiàng)維修資金的部門申請列支；
5.業(yè)主委員會依據(jù)使用方案審核同意后，并報直轄市、市、縣人民政府建設(shè)（房地產(chǎn)）主管部門備案；動用公有住房住宅專項(xiàng)維修資金的，經(jīng)負(fù)責(zé)管理公有住房住宅專項(xiàng)維修資金的部門審核同意；直轄市、市、縣人民政府建設(shè)（房地產(chǎn)）主管部門或者負(fù)責(zé)管理公有住房住宅專項(xiàng)維修資金的部門發(fā)現(xiàn)不符合有關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章和使用方案的，應(yīng)當(dāng)責(zé)令改正；
6.業(yè)主委員會、負(fù)責(zé)管理公有住房住宅專項(xiàng)維修資金的部門向?qū)艄芾磴y行發(fā)出劃轉(zhuǎn)住宅專項(xiàng)維修資金的通知；
7.專戶管理銀行將所需住宅專項(xiàng)維修資金劃轉(zhuǎn)至維修單位。
（三）緊急情況下需要維修建筑物及其附屬設(shè)施的，業(yè)主大會或者業(yè)主委員會可以依法申請使用建筑物及其附屬設(shè)施的維修資金。按照以下規(guī)定列支住宅專項(xiàng)維修資金：
1.住宅專項(xiàng)維修資金劃轉(zhuǎn)業(yè)主大會管理前，按照上述情況一中第4、5、6項(xiàng)的規(guī)定辦理；
2.住宅專項(xiàng)維修資金劃轉(zhuǎn)業(yè)主大會管理后，按照上述情況二中第4、5、6、7項(xiàng)的規(guī)定辦理；
3.發(fā)生前款情況后，未按規(guī)定實(shí)施維修和更新、改造的，直轄市、市、縣人民政府建設(shè)（房地產(chǎn)）主管部門可以組織代修，維修費(fèi)用從相關(guān)業(yè)主住宅專項(xiàng)維修資金分戶賬中列支；
4.發(fā)生危及房屋安全等緊急情況所含范圍一般為：
4.1電梯、水泵故障影響正常使用的；
4.2共用屋面防水層、外墻破損造成大面積滲漏嚴(yán)重影響業(yè)主生活，經(jīng)有資質(zhì)鑒定機(jī)構(gòu)出具證明的；
4.3外墻墻面有脫落危險，經(jīng)有資質(zhì)鑒定機(jī)構(gòu)出具證明的；
4.4消防系統(tǒng)故障，消防管理部門出具整改通知書的；
4.5其他與法律法規(guī)、規(guī)章和有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定不符，經(jīng)有關(guān)部門認(rèn)定必須立即維修和更新、改造的。
典型案例
過去多年間，中海物業(yè)啟用住宅項(xiàng)目專項(xiàng)維修資金上億元，在100多座城市近900個項(xiàng)目實(shí)施近2000余項(xiàng)各類工程項(xiàng)目，主要解決消防故障、外墻脫落、高空拋物、電動車充電等安全隱患，同時對道路破損、屋面滲水、電梯和水泵故障、管道滲漏等進(jìn)行維修。
位于北京市朝陽區(qū)北苑路的光大名筑小區(qū)于2004年建成投入使用，年代較為久遠(yuǎn)，房齡近20年。自2016年至今，中海物業(yè)聯(lián)動多方力量，利用較為成熟的專項(xiàng)維修資金提取機(jī)制，邀請動員多方力量參與協(xié)商議事，按規(guī)定和流程由多數(shù)業(yè)主簽字同意，進(jìn)行過四次大修，其中對17部電梯進(jìn)行大修，對小區(qū)樓宇外立面進(jìn)行1次維修，共計(jì)使用維修資金約700余萬元，順利解決居民出行和園區(qū)安全問題。位于北京西城區(qū)的海云軒是中海物業(yè)外接項(xiàng)目，于2001年建成投入使用，房齡22年，項(xiàng)目于2022年順利啟動專項(xiàng)維修資金提取程序，并提取300余萬元更換電梯，讓居民踏實(shí)享受更換電梯帶來的實(shí)惠，有效促進(jìn)社區(qū)和諧。在北京中海學(xué)院派，連續(xù)通過提取專項(xiàng)維修資金為小區(qū)進(jìn)行屋頂防水處理、電梯大修和消防系統(tǒng)更換。
注意事項(xiàng)
相對于業(yè)主，物業(yè)服務(wù)人員具有相對專業(yè)的知識和能力，在維修資金使用和項(xiàng)目實(shí)施驗(yàn)收的過程中，要發(fā)揮好大管家的作用，有效實(shí)施監(jiān)督監(jiān)理。目前來看，專項(xiàng)維修資金使用中常見的一些問題有以下幾個方面。
騙取資金
主要風(fēng)險：維修部位是否確實(shí)存在問題，是否符合維修資金使用的要求，要防范虛假維修、謊報維修帶來的風(fēng)險。通過了解，個別物業(yè)服務(wù)企業(yè)管理的小區(qū)，在使用維修資金時可能會出現(xiàn)屋面維修造假，故意擴(kuò)大漏水點(diǎn)位，騙取維修資金使用的情況。此問題一般出現(xiàn)在維修資金使用的早期，該行為涉及違法。
防控措施：維修資金使用的管理部門，應(yīng)及時了解小區(qū)情況，專項(xiàng)維修資金維修申請時，及時到場查看，確認(rèn)維修部位現(xiàn)場情況及維修的必要性。
流程合規(guī)
主要風(fēng)險：維修是否按流程執(zhí)行，先維修后申報情況。在使用專項(xiàng)維修資金維修時，出現(xiàn)一些應(yīng)急維修，如電梯維修、漏水維修、管道維修等，管理處為了減少對業(yè)主的影響，聯(lián)系施工單位先行維修，后補(bǔ)維修資金使用手續(xù)。然而在申報維修時，業(yè)主見維修已經(jīng)完成，對自己的影響消失，不愿意啟用維修資金，導(dǎo)致款項(xiàng)無法撥付。
防控措施：在緊急情況維修時，也應(yīng)按照前述流程開展。為了減少對業(yè)主的影響，可以在公示結(jié)束后即聯(lián)系施工單位開始維修，這樣既提前了維修進(jìn)度，同時也規(guī)避了業(yè)主不同意維修的風(fēng)險。
施工質(zhì)量
主要風(fēng)險：業(yè)主對施工質(zhì)量的質(zhì)疑經(jīng)常出現(xiàn)在維修資金使用前，業(yè)主懷疑前期房屋建設(shè)是施工單位偷工減料，施工質(zhì)量不合格，竣工驗(yàn)收不符合要求，致使房屋滲漏、設(shè)備故障等情況，導(dǎo)致業(yè)主投訴和維修無法進(jìn)行的情況。
防控措施：管理處在接收項(xiàng)目時，應(yīng)著重對竣工資料、施工情況進(jìn)行檢查，及時留存竣工資料。同時，質(zhì)保期內(nèi)應(yīng)及時要求施工單位對出現(xiàn)的問題進(jìn)行維修，并將維修情況向業(yè)主公示。質(zhì)保期滿后，對質(zhì)保部位進(jìn)行全面檢查，得到業(yè)主認(rèn)可后清退質(zhì)保金。質(zhì)保期全過程留存相關(guān)證據(jù)資料，以便業(yè)主質(zhì)疑時作出解釋。
作者單位：中海物業(yè)集團(tuán)有限公司