文 / 張勐 張學(xué)軍
黨的二十大報告為各行各業(yè)的發(fā)展擘畫了藍圖，也為物業(yè)管理行業(yè)的發(fā)展指出了方向。在新形勢下，物業(yè)服務(wù)企業(yè)想要在激烈的市場競爭中開拓新市場，參與投標(biāo)是重要途徑。那么，物業(yè)服務(wù)企業(yè)參與投標(biāo)有哪些關(guān)鍵點呢？
為統(tǒng)一物業(yè)管理評標(biāo)專家評審標(biāo)準(zhǔn)，提高物業(yè)項目招標(biāo)評審質(zhì)量，天津市物業(yè)管理行政主管部門定期組織評標(biāo)專家參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)
確定目標(biāo)項目，加強信息搜集
物業(yè)服務(wù)企業(yè)在項目拓展過程中要充分結(jié)合自身的企業(yè)特色與社會資源，有針對性地遴選目標(biāo)項目，做到有的放矢。如某物業(yè)服務(wù)企業(yè)在醫(yī)院物業(yè)服務(wù)領(lǐng)域具備一定的項目積累，該企業(yè)為了加強在某市的市場拓展，經(jīng)企業(yè)內(nèi)部研究，決定以醫(yī)院項目為突破口。首先，由企業(yè)總部牽頭，針對醫(yī)院服務(wù)領(lǐng)域制定了公司的定向宣傳文件；其次，針對全市所有醫(yī)院，企業(yè)內(nèi)部整理出項目臺賬，記錄了近三個合同期內(nèi)物業(yè)服務(wù)企業(yè)的情況，重點鎖定物業(yè)服務(wù)企業(yè)更換頻繁的醫(yī)院項目；再次，該企業(yè)梳理全國范圍內(nèi)醫(yī)院領(lǐng)域的社會資源，對于重點鎖定的項目，通過各種渠道積極向院方進行自我推薦；最后，針對重點意向項目進行服務(wù)方案前置設(shè)計并報送院方。最終，該物業(yè)服務(wù)企業(yè)通過以上努力，充分發(fā)揮了其在醫(yī)院服務(wù)領(lǐng)域的專業(yè)化優(yōu)勢，實現(xiàn)了在該市的項目突破，此后以醫(yī)院項目為基點，業(yè)務(wù)范圍、服務(wù)領(lǐng)域也逐步擴大。
參與投標(biāo)還應(yīng)加強信息搜集研究。物業(yè)服務(wù)企業(yè)的市場拓展團隊要通過多種渠道，獲取潛在項目相關(guān)信息，最終確定是否投標(biāo)。如某物業(yè)服務(wù)企業(yè)的拓展目標(biāo)市場在天津市、廊坊市、秦皇島市和承德市等地，為了確保市場拓展目標(biāo)的達成，該企業(yè)市場拓展部門在內(nèi)部建立了轄區(qū)重點項目檔案庫制度和全員信息拓展制度。重點項目檔案庫，就是安排專人搜集目標(biāo)城市內(nèi)所有單年合同額大于300萬元的物業(yè)項目信息，每周進行更新。同時，每兩周篩選出近三個月服務(wù)合同到期的項目，召開城市拓展專題會議，由外拓組人員、公司分管經(jīng)理進行分析，進一步篩選出重點項目，制定跟進策略。建立全員信息拓展制度，要求所有在管項目管理人員參與新的物業(yè)項目拓展，利用不同人員的消息渠道和社會資源，匯總搜集潛在項目信息。同時，為了提高項目管理人員參與拓展新項目的積極性，制定考核獎勵制度，對業(yè)績突出者予以獎勵。
有針對性地制作標(biāo)書，合理確定投標(biāo)策略
獲取項目招標(biāo)信息后，物業(yè)服務(wù)企業(yè)的市場拓展團隊要認(rèn)真閱讀招標(biāo)文件，了解招標(biāo)項目具體情況，確定參加投標(biāo)后，要盡快制作符合要求的投標(biāo)文件。筆者認(rèn)為，物業(yè)服務(wù)企業(yè)市場拓展團隊前期要積極與招標(biāo)方溝通，制作的投標(biāo)文件要積極響應(yīng)招標(biāo)文件各項要求，增強針對性。如某物業(yè)服務(wù)企業(yè)參加某單位員工食堂項目投標(biāo)時，就提前與招標(biāo)方溝通，根據(jù)對方需求，有針對性地制作投標(biāo)文件。因為對于甲方提出的問題，該企業(yè)提供了行之有效的解決方案，招標(biāo)方十分滿意，該企業(yè)也順利中標(biāo)項目。
一般情況下，一個優(yōu)質(zhì)項目常常會吸引來多家投標(biāo)單位競標(biāo)，競爭十分激烈，如何在眾多的競爭對手中脫穎而出，是物業(yè)服務(wù)企業(yè)非常關(guān)心的問題。事實上，除了提供高質(zhì)量、有針對性的投標(biāo)文件外，合理確定投標(biāo)策略也非常關(guān)鍵。而合理確定投標(biāo)策略的基礎(chǔ)是對招標(biāo)單位和投標(biāo)對手的分析，針對投標(biāo)報價等做出決策。如某物業(yè)服務(wù)企業(yè)投標(biāo)某銀行辦公樓項目，該項目采用綜合評分法，需要物業(yè)服務(wù)企業(yè)現(xiàn)場講解方案，該項目共有12家企業(yè)報名投標(biāo)。該企業(yè)了解到其他報名企業(yè)的情況后，第一時間召集內(nèi)部研討會，對競爭對手進行逐個分析，最終鎖定4家企業(yè)為本項目最大競爭對手。企業(yè)通過對這4家單位過往投標(biāo)情況的研究，在自身成本核算的基礎(chǔ)上，通過優(yōu)化機構(gòu)設(shè)置和采用先進技術(shù)設(shè)備等舉措，確保擬投標(biāo)報價均低于對手過往平均報價。因項目招標(biāo)方為銀行單位總部，企業(yè)通過分析招標(biāo)方官網(wǎng)相關(guān)動態(tài)推文，意識到加強基層黨建工作會成為招標(biāo)方下年度的重點工作之一，因此，該企業(yè)在投標(biāo)文件中對企業(yè)自身的黨建工作進行了全面的介紹，并對接管后助力招標(biāo)方基層黨建工作方案進行了詳細(xì)闡述。此外，開標(biāo)現(xiàn)場講解方案階段，該企業(yè)市場拓展骨干、擬派駐項目經(jīng)理及相關(guān)管理人員均全員統(tǒng)一著裝到場，充分展示了企業(yè)的形象以及對本項目的重視程度。最終該企業(yè)從12家投標(biāo)企業(yè)中脫穎而出，順利中標(biāo)。
積極接洽甲方，平穩(wěn)入駐項目
項目中標(biāo)后，盡快實現(xiàn)平穩(wěn)入駐對物業(yè)服務(wù)企業(yè)也非常重要。要做好這項工作，物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)第一時間與招標(biāo)方（甲方）取得聯(lián)系，簽訂物業(yè)服務(wù)合同，并明確物業(yè)服務(wù)企業(yè)的進駐時間、人員要求、服務(wù)范圍、注意事項等等。
中標(biāo)后，物業(yè)服務(wù)企業(yè)需對即將接手的項目進行全面了解，制定入駐計劃，在與甲方充分溝通的基礎(chǔ)上，提前準(zhǔn)備入駐所需的人員和物資。如按照招標(biāo)文件中的人員要求，物業(yè)服務(wù)企業(yè)要盡快確定項目經(jīng)理，進行內(nèi)部工作調(diào)動，對于一線物業(yè)服務(wù)人員，要根據(jù)進駐項目時間，通過外部招聘或內(nèi)部調(diào)動的方式解決。對于入駐項目需要的物資設(shè)備，也要提前采購。
如某物業(yè)服務(wù)企業(yè)中標(biāo)某單位辦公樓保潔單項服務(wù)后，根據(jù)甲方要求，需該企業(yè)4日內(nèi)完成進駐并提供服務(wù)。為了保障順利入駐，該企業(yè)由市場拓展部門分管負(fù)責(zé)人牽頭，成立了緊急入場小組，并采取了如下措施：首先，中標(biāo)后立即聯(lián)系擬派駐的項目經(jīng)理，啟動原工作的交接事宜，由人力資源部門啟動項目經(jīng)理內(nèi)部職位調(diào)動程序。其次，到任的項目經(jīng)理會同企業(yè)市場發(fā)展部、客戶關(guān)系部人員，到項目現(xiàn)場全面了解情況，并于當(dāng)天出具進場計劃。再次，對于項目所需設(shè)備物資，項目經(jīng)理上報后，公司立刻從倉庫調(diào)撥，不夠的物資則安排采購。最后，由公司人力資源部牽頭梳理公司在管項目符合甲方需求的人員名單，逐個聯(lián)系，確定了項目服務(wù)團隊的構(gòu)成人員，同時制定了保障方案，保證一線員工能夠按時進場。通過以上措施，該物業(yè)服務(wù)企業(yè)在4天的緊張準(zhǔn)備后，按時入駐項目，得到了甲方認(rèn)可。
物業(yè)服務(wù)企業(yè)入駐項目只是項目拓展的階段性成果，而努力為客戶提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，積極承擔(dān)社會責(zé)任，不斷滿足人民群眾對美好生活的需求，才是企業(yè)能夠持續(xù)發(fā)展的取勝之匙。
張勐系新興重工投資有限公司黨群綜合部副部長，張學(xué)軍系天津市房地產(chǎn)市場服務(wù)中心黨委書記
（原載于《中國物業(yè)管理》雜志2023年第2期）