第十四條 召開業(yè)主大會會議,應當于會議召開 15 日以前通知全體業(yè)主。
住宅小區(qū)的業(yè)主大會會議 , 應當同時告知相關(guān)的居民委員會。
業(yè)主委員會應當做好業(yè)主大會會議記錄。
[釋義]本條是對召開業(yè)主大會會議的會前通知、告知和會議記錄制度的規(guī)定。
第一款明確規(guī)定了召開業(yè)主大會會前通知的時間。由手業(yè)主 大會會議是業(yè)主行使權(quán)利的重要途徑,因此召開業(yè)主大會會議的時間、地點、內(nèi)容等事項應當提前在物業(yè)管理小區(qū)內(nèi)公告或者將會議通知等材料送達全體業(yè)主。為了使全體業(yè)主都有足夠的時間了解會議的情況并作好參加會議的準備,本條規(guī)定召開業(yè)主大會 會議應該提前 15 日通知。
第二款是關(guān)于召開業(yè)主大會會議應當向居民委員會告知的規(guī)定。居民委員會是基層群眾性自治組織,在社區(qū)內(nèi)行使自治管理職能,帶有比較明顯的社會公共性的色彰。在住宅小區(qū)內(nèi),物業(yè)管理是社區(qū)建設(shè)中社區(qū)服務的主要實現(xiàn)方式,從便于居民委員會對業(yè)主大會的相關(guān)工作進行指導和監(jiān)督,促進兩者相互配合、相互協(xié)助的角度出發(fā),應當建立兩者間必要的溝通機制。因此,本條規(guī)定,在住宅小區(qū)內(nèi)召開業(yè)主大會會議,應當告知相關(guān)的居民委員會。之所以是相關(guān)居民委員會,是因為業(yè)主大會與居民委員會之間,不是簡單的一一對應的關(guān)系,一個物業(yè)管理區(qū)域只有一個業(yè)主大會,但完全可能有兩個以上的居民委員會,只要是相關(guān)的居民委員會,業(yè)主大會召開會議都應當告知。非住宅小區(qū)的物業(yè)管理區(qū)域由于一般不涉及居民社區(qū)事務,是否告知居民委員會,《條例》不做要求。
第三款是關(guān)于業(yè)主大會會議記錄制度的規(guī)定。由于在業(yè)主大會會議上討論的是物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)有關(guān)物業(yè)管理的各種事項,廣大與會業(yè)主要就此發(fā)表意見并進行技票表決,決定的結(jié)果關(guān)系到全體業(yè)主的共同利益。因此,為了保證會議的民主和公正,業(yè)主大會會議的召開過程和業(yè)主們發(fā)表的意見應當以書面形式作詳細 真實的記錄,并形成業(yè)主大會開展工作的重要檔案材料。這樣做既便于業(yè)主對業(yè)主大會進行監(jiān)督,又便于將來可能發(fā)生有關(guān)爭議或者糾紛時有案可查。做好業(yè)主大會會議記錄的職責由業(yè)主委員會來承擔。