文/陳 杰（上海東湖物業(yè)管理有限公司太倉分公司）
內(nèi)容摘要：物業(yè)管理公司依托信息化管理平臺(tái)，可以有效提升物業(yè)管理水平和質(zhì)量，是當(dāng)前物業(yè)管理公司向數(shù)字物業(yè)發(fā)展的必然方向。
關(guān)鍵詞: 數(shù)字物業(yè) 信息化建設(shè) 管理 服務(wù)
物業(yè)管理是一個(gè)朝陽行業(yè)，國內(nèi)物業(yè)行業(yè)蓬勃發(fā)展，市場中涌現(xiàn)出越來越多的中小型物業(yè)管理企業(yè)。然而物業(yè)行業(yè)受發(fā)展時(shí)間較短和較晚的影響，物業(yè)管理公司（以下簡稱：物業(yè)）信息化管理建設(shè)的發(fā)展也較其他行業(yè)相對(duì)落后，物業(yè)人員的業(yè)務(wù)水平也參差不齊，普遍存在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)薄弱。業(yè)主希望通過物業(yè)的服務(wù)，可以提高設(shè)備運(yùn)行的壽命和品質(zhì)，可以關(guān)懷業(yè)主的切身利益，這與服務(wù)對(duì)象對(duì)其高素質(zhì)的管理水平形成鮮明反差。
隨著市場競爭愈演愈烈，提升物業(yè)管理水平，特別是信息化管理水平，就顯得尤為重要。當(dāng)前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展日新月異，信息化數(shù)字物業(yè)時(shí)代已經(jīng)到來，信息化無論是作為戰(zhàn)略手段還是戰(zhàn)術(shù)手段，已經(jīng)在各行各業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營或管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，依托Internet（互聯(lián)網(wǎng)）謀求發(fā)展。物業(yè)的生存和競爭環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了根本性變化。
建立和建設(shè)信息化管理是當(dāng)前物業(yè)管理的客觀需求和發(fā)展方向，信息化管理正逐漸滲透到物業(yè)的管理之中，物業(yè)信息化管理已經(jīng)悄然興起。因此，如何更加規(guī)范、及時(shí)、有效地管理物業(yè)的日常工作并服務(wù)好業(yè)主，已經(jīng)成為目前物業(yè)的首要任務(wù)。面對(duì)跨地域、多業(yè)態(tài)等特點(diǎn)的傳統(tǒng)物業(yè)管理模式已經(jīng)不能完全滿足現(xiàn)代物業(yè)公司管理的發(fā)展需求。構(gòu)建物業(yè)公司信息化管理，將成為物業(yè)進(jìn)一步完善標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范管理，是提升物業(yè)品牌形象，提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量，提供了新平臺(tái)和有力的技術(shù)支撐，亦將成為物業(yè)可以長期依賴的新經(jīng)濟(jì)增長點(diǎn)和可持續(xù)發(fā)展的空間。
物業(yè)必須依托Internet，走計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)管理道路，需要從物業(yè)服務(wù)的核心作為起點(diǎn)，即做好基礎(chǔ)服務(wù)，質(zhì)量管理。通過物業(yè)信息化系統(tǒng)管理建設(shè)。將物業(yè)管理的未來逐步納入到規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化管理軌道，克服每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)工作模式，工作無連貫性，沒有一個(gè)清晰的工作架構(gòu)，物業(yè)沒有一個(gè)明確的工作方向及目標(biāo)，這樣嚴(yán)重?fù)p害物業(yè)自身形象。
物業(yè)信息化管理系統(tǒng)，是物業(yè)公司邁向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的過程，是通過Internet實(shí)現(xiàn)總公司與各下屬管理處信息和資源互享。通過信息化管理系統(tǒng)，可以為總公司決策層精準(zhǔn)掌握各下屬管理處的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及信息資源，為總公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)依據(jù)。
在物業(yè)信息化管理中，管理內(nèi)容覆蓋物業(yè)公司所有管理系統(tǒng)和層次。如：OA、財(cái)務(wù)、人事、業(yè)務(wù)、工程（保潔、保安、餐飲、會(huì)務(wù)、客房）等系統(tǒng)層次（詳見附圖）。 
其中模塊（以工程為例）包括：年度計(jì)劃設(shè)定、月度重點(diǎn)工作、設(shè)備年檢信息推送、報(bào)（維）修管理、作業(yè)查詢、報(bào)表統(tǒng)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、應(yīng)急預(yù)案、固定資產(chǎn)設(shè)備管理、物資采購倉庫管理、計(jì)量能源、勞防發(fā)放、輸入輸出等模塊（詳見附表）。
物業(yè)可以針對(duì)不同管理處環(huán)境和使用要求，安裝不同的模塊，可實(shí)行對(duì)使用人員權(quán)限進(jìn)行分級(jí)管理。形成一個(gè)安全、完整的物業(yè)信息化管理系統(tǒng)。
管理處可以形成一個(gè)信息化管理平臺(tái)（或稱：物業(yè)指揮中心），可以借助原有的監(jiān)視平臺(tái)，通過技術(shù)手段，對(duì)全部或部分的主要設(shè)備實(shí)現(xiàn)有效監(jiān)（控）視，及時(shí)掌握空調(diào)、電梯、給排水、配電、能源計(jì)量等管理區(qū)域設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)。有效提高巡查工作質(zhì)量，降低物業(yè)巡查人員的工作負(fù)荷，減輕物業(yè)人力成本。對(duì)于發(fā)生的故障能迅速傳送到信息化管理平臺(tái)，并由平臺(tái)或服務(wù)臺(tái)及時(shí)通過APP傳遞到維修人員進(jìn)行及時(shí)處理，維修完成實(shí)時(shí)報(bào)告處理結(jié)果。整個(gè)信息化管理平臺(tái)系統(tǒng)完全閉環(huán)管理，對(duì)于處理的故障問題點(diǎn)可以全程保留相關(guān)處理記錄和資料，便于今后對(duì)維修品質(zhì)管理、復(fù)查和回訪。對(duì)于重要的工作由系統(tǒng)自動(dòng)提前推送，彈出提醒界面，實(shí)現(xiàn)安全、及時(shí)、規(guī)范管理，可大幅提升工作效率和管理質(zhì)量。
業(yè)主也可以通過手機(jī)APP或網(wǎng)絡(luò)，實(shí)時(shí)上報(bào)和了解各項(xiàng)設(shè)備的運(yùn)行狀況和處理情況。
物業(yè)信息化管理平臺(tái)系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅可以規(guī)范和控制物業(yè)整體流程的完整性、連貫性的實(shí)時(shí)工作狀態(tài)，還可以結(jié)合物業(yè)ISO標(biāo)準(zhǔn)化管理要求，將ISO內(nèi)容植入到物業(yè)信息化管理系統(tǒng)中。并由各級(jí)管理人員對(duì)內(nèi)容實(shí)現(xiàn)逐級(jí)審核、各負(fù)其責(zé)、層層把關(guān)，充分利用好現(xiàn)有的人力資源，有效消除非技術(shù)性錯(cuò)誤，防止上報(bào)內(nèi)容出現(xiàn)失誤。克服盲目指揮，實(shí)現(xiàn)原本復(fù)雜的事情簡單化，簡單的事情標(biāo)準(zhǔn)化。消除人為主觀干預(yù)工作流程。
應(yīng)用物業(yè)信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全方位高效管理，信息化管理將改變以往陳舊的管理工作模式，減輕員工的工作負(fù)荷和強(qiáng)度，實(shí)現(xiàn)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的工作指揮，消除工作被耽誤情況的發(fā)生。
無論物業(yè)規(guī)?；⒓s化如何推進(jìn)，管理日漸龐大，隨著當(dāng)前物業(yè)行業(yè)所面臨的信息化管理程度的加劇。物業(yè)利用先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)參與管理已刻不容緩。
業(yè)主對(duì)物業(yè)的依賴將會(huì)因此而加深，以致很難擺脫物業(yè)公司。物業(yè)不僅具有先進(jìn)的管理模式，更有高效的標(biāo)準(zhǔn)化管理。整個(gè)物業(yè)信息化管理系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)運(yùn)行，全部基于Internet計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)完成，有全部的設(shè)備原始信息電子數(shù)據(jù)資料及設(shè)備維護(hù)的全過程管理，基本實(shí)現(xiàn)辦公數(shù)字化、無紙化。
要實(shí)現(xiàn)物業(yè)管理公司信息化建設(shè)。需要得到物業(yè)公司決策層的高度重視和大力支持。作為一個(gè)人員密集型的物業(yè)公司，管理人員易將精力放在節(jié)約人力成本，減少支出上。甚至認(rèn)為信息化對(duì)物業(yè)公司發(fā)展不能起到很大的推動(dòng)作用。只有決策層認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性，并給予人力、物力和財(cái)力的支持，才能成功地將信息化管理系統(tǒng)運(yùn)用到物業(yè)公司的各個(gè)層面中，發(fā)揮物業(yè)信息化管理系統(tǒng)參與管理的真正作用，從而推動(dòng)物業(yè)管理公司向前發(fā)展。需要培育一支既懂信息技術(shù)，又懂物業(yè)管理的復(fù)合型人才，是物業(yè)公司信息化建設(shè)成敗的關(guān)鍵，是物業(yè)公司大力推行信息化管理的基礎(chǔ)。如果沒有物業(yè)信息化管理人才作為支撐，僅用先進(jìn)的設(shè)備和理念是不能成功實(shí)現(xiàn)物業(yè)管理信息化的。
整個(gè)物業(yè)信息化管理系統(tǒng)，在應(yīng)用層面上可以采用層層推進(jìn)、逐步完善，不求快，只求實(shí)效。同時(shí)要求在各項(xiàng)專業(yè)管理工作上達(dá)到信息化管理的基本標(biāo)準(zhǔn)，按照信息化標(biāo)準(zhǔn)要求，制定全面信息化管理流程。
信息化系統(tǒng)建設(shè)，必將給物業(yè)公司迎來一個(gè)嶄新的黃金發(fā)展年。