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網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的物業(yè)管理
文/ 梁珞圣
企業(yè)信息化一直是人們關(guān)注的一個(gè)焦點(diǎn)。在電子商務(wù)大潮沖擊下，企業(yè)信息化具有了更多的機(jī)會(huì)，也面臨著更多的選擇。當(dāng)今時(shí)代，由于競爭戰(zhàn)略基本一致，多數(shù)的物業(yè)管理公司都擁有一套在物業(yè)管理行業(yè)內(nèi)應(yīng)如何競爭的隱藏信念，都有同樣的關(guān)于業(yè)主最需要什么、業(yè)主最重視什么、物業(yè)管理行業(yè)應(yīng)該提供什么樣的產(chǎn)品或增值服務(wù)的共識。而有這樣共識的物業(yè)管理公司越多，競爭就越激烈。
因此，培育和創(chuàng)建新的市場空間，即用另一種思維模式進(jìn)行思考就顯得尤為重要。作為當(dāng)今最尖端的技術(shù)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展的速度為人所矚目。人們越來越認(rèn)識到每一個(gè)創(chuàng)新發(fā)展都會(huì)為整個(gè)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的發(fā)展增加新的動(dòng)力,開拓出新的領(lǐng)域，使之獲得新的能力或功能，拓展其應(yīng)用的空間，增加新的應(yīng)用內(nèi)涵。
物業(yè)管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的必要性
當(dāng)前物業(yè)管理工作大多還應(yīng)用“傳統(tǒng)”的管理方式與方法，從而造成了許多的問題和不便。例如，住戶入住時(shí)的簽報(bào)紀(jì)錄、統(tǒng)計(jì)、匯報(bào)都是手工三級記賬，這樣不僅工作量大、而且還易出差錯(cuò)；各種類型的房屋管理之間的入住和變動(dòng)情況不能準(zhǔn)確、及時(shí)匯報(bào)，以至管理公司與管理處之間的資源調(diào)配無法科學(xué)、及時(shí)地進(jìn)行，無法實(shí)現(xiàn)資源最優(yōu)配置；資源管理不清，退、調(diào)、換、損、買、賣等特殊業(yè)務(wù)容易出問題，可靠程度低；類型的劃分、類別的劃分沒有科學(xué)依據(jù)，類型轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析實(shí)現(xiàn)困難，工作量大；企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)無法對業(yè)務(wù)過程進(jìn)行嚴(yán)格控制，價(jià)格體系混亂，很難對業(yè)務(wù)人員的實(shí)際工作進(jìn)行全面的考核。由于物業(yè)管理涉及的管理范圍較為廣泛，管理內(nèi)容繁雜，加上政策性等變動(dòng)因素，日常工作需要耗費(fèi)大量人力和物力，而采用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)管理手段是一種行之有效的解決辦法。
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在物業(yè)管理中的作用及應(yīng)用現(xiàn)狀
使用計(jì)算機(jī)（網(wǎng)絡(luò)）不僅可以避免這些麻煩，還可以節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。其作用主要體現(xiàn)在：
1、全方位的快速查詢，減少重復(fù)勞動(dòng)：物業(yè)管理中房產(chǎn)資料、業(yè)主資料、住戶資料以及文件檔案的數(shù)量龐大，手工整理、統(tǒng)計(jì)匯總工作量非常大，而且繁瑣，查詢某房產(chǎn)或業(yè)主資料往往需要較長時(shí)間。通過計(jì)算機(jī)輔助管理，可以隨時(shí)按業(yè)主名稱、房號、房類、朝向、面積等多種條件任意查詢，減少大量重復(fù)工作，大大提高工作效率。
2、完整的工程及服務(wù)檔案，提高管理水平：物業(yè)管理除了涉及房產(chǎn)、業(yè)主和客戶管理之外，更需要提供工程設(shè)施維護(hù)、維修、裝修服務(wù)與管理。計(jì)算機(jī)網(wǎng)完整的工程檔案與服務(wù)檔案可以使管理人員隨時(shí)了解最新的情況，更可以規(guī)范維護(hù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，幫助管理人員合理安排工作時(shí)間。
3、各項(xiàng)費(fèi)用自動(dòng)計(jì)算，減少人工差錯(cuò)與負(fù)擔(dān)：物業(yè)管理中一項(xiàng)重要的工作是各項(xiàng)費(fèi)用的計(jì)算、統(tǒng)計(jì)、匯總，然而由于費(fèi)用項(xiàng)目較多、計(jì)算方法繁瑣，手工除了操作差錯(cuò)率較高，而且工作負(fù)擔(dān)繁重。計(jì)算機(jī)管理利用了計(jì)算機(jī)運(yùn)算速度快、準(zhǔn)確率高的特點(diǎn)，使得各項(xiàng)費(fèi)用的計(jì)算、統(tǒng)計(jì)、匯總工作既簡單、方便，又能輕松自如。
4、自動(dòng)控制各項(xiàng)費(fèi)用收繳，保證公司收益：管理費(fèi)用的收繳是管理公司能夠正常運(yùn)營的保證。通過客戶自覺交費(fèi)和人工催收，往往效率較低，難以應(yīng)付自如。計(jì)算機(jī)管理可以隨時(shí)監(jiān)控客戶交費(fèi)和欠費(fèi)情況，自動(dòng)打印繳費(fèi)通知書和催款通知書，提高收費(fèi)效率，使收費(fèi)工作應(yīng)付自如，提高資金的回收速度。
5、靈活、準(zhǔn)確的收費(fèi)，提高財(cái)務(wù)工作效率：管理面積越大、戶數(shù)越多，財(cái)務(wù)收費(fèi)工作越繁重，大量水電費(fèi)、管理費(fèi)等其他費(fèi)用收費(fèi)不但繁雜，而且容易產(chǎn)生差錯(cuò)。用計(jì)算機(jī)管理收費(fèi)，靈活性、準(zhǔn)確性大大提高?？蛻舨坏梢苑猪?xiàng)付款，還可以預(yù)付各項(xiàng)費(fèi)用，大大降低財(cái)務(wù)收費(fèi)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度和工作量。
6、全面的統(tǒng)計(jì)分析，提供決策依據(jù)：在物業(yè)管理的市場競爭中，計(jì)算機(jī)快速、自動(dòng)、強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)匯總功能和豐富的報(bào)表打印系統(tǒng)，使各項(xiàng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)匯總、分析表格一應(yīng)俱全，物業(yè)管理公司領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)查閱最新的詳細(xì)情況，并依次快速、準(zhǔn)確地做出決策，提高物業(yè)管理公司的管理水平與競爭力。
然而就目前而言，計(jì)算機(jī)在物業(yè)管理工作中的應(yīng)用還不盡人意。以上海地區(qū)物業(yè)管理為例，目前大約有1700家物業(yè)管理企業(yè)，其中有近300家物業(yè)管理公司采用了物業(yè)信息系統(tǒng)進(jìn)行管理，但從嚴(yán)格意義上講，這些應(yīng)用還稱不上是系統(tǒng)，更不是真正的信息管理系統(tǒng)。
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在物業(yè)管理中應(yīng)用的瓶頸
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在物業(yè)管理中的應(yīng)用到目前為止還沒有形成規(guī)模。筆者認(rèn)為，歸納起來，妨礙計(jì)算機(jī)技術(shù)在物業(yè)管理行業(yè)應(yīng)用的主要難點(diǎn)表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1、認(rèn)識問題 這種思潮認(rèn)為，信息系統(tǒng)再好，也不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，或直接產(chǎn)生效益，因此，網(wǎng)絡(luò)對企業(yè)來說是錦上添花，可有可無。其實(shí)，這是粗放型經(jīng)濟(jì)模式下產(chǎn)生的誤區(qū)，他們不了解管理出效益的真諦，不了解管理與技術(shù)的內(nèi)在聯(lián)系。網(wǎng)絡(luò)雖然不直接產(chǎn)生效益，但它可以產(chǎn)生間接的、無形的、長久的經(jīng)濟(jì)效益。
2、數(shù)據(jù)概念 目前，物業(yè)管理方面的數(shù)據(jù)庫基本沒有什么標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，完全是各單位根據(jù)自己的需要開發(fā)一些小型應(yīng)用。但這些數(shù)據(jù)庫各自為政，互不兼容，如租金管理、基金管理、售房管理等。各部門的數(shù)據(jù)，尤其是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不共享或不能共享，這樣就造成了許多重復(fù)工作，浪費(fèi)時(shí)間和精力。近年來，數(shù)據(jù)庫軟件平臺(tái)發(fā)展很快，特別是以Internet技術(shù)為平臺(tái)的應(yīng)用是資料信息共享的新方式，隨著網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立，在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行通用和專用物業(yè)管理數(shù)據(jù)庫將是必要的。
3、數(shù)值計(jì)算 物業(yè)管理有關(guān)費(fèi)用的計(jì)算的難點(diǎn)不在于計(jì)算機(jī)軟件，而在于物業(yè)管理收費(fèi)數(shù)學(xué)力學(xué)模型的概念化和準(zhǔn)確界定。一般來說，數(shù)值計(jì)算的數(shù)學(xué)力學(xué)模型確定之后，根據(jù)確定性模型，再去編制計(jì)算機(jī)程序都不是困難的事情，甚至許多數(shù)值計(jì)算問題根本用不著自己去編程序。隨著物業(yè)管理向集約化、專業(yè)化方向的發(fā)展，這種服務(wù)的計(jì)費(fèi)模型將是必須解決的一個(gè)問題。普通物業(yè)管理人員只要熟悉類似于Excel 這種軟件的分析、計(jì)算、制表和繪圖功能，掌握其使用方法，基本上就可以滿足一般性物業(yè)管理人員只要基本的數(shù)值計(jì)算問題和資料匯總的要求。
4、文檔管理 文檔資料管理是物業(yè)管理的重要內(nèi)容，歷來是各單位技術(shù)檔案管理的重點(diǎn)之一。一些重要物業(yè)的技術(shù)檔案還有保密性，有嚴(yán)格的管理規(guī)定。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用使得傳統(tǒng)的檔案管理受到?jīng)_擊。例如，要求一線作業(yè)人員的原始作業(yè)記錄都要?dú)w檔，不得輕易改動(dòng)，新技術(shù)和舊管理必將產(chǎn)生沖突，因?yàn)橛?jì)算機(jī)中的數(shù)據(jù)可以改動(dòng)。物業(yè)管理的計(jì)算機(jī)資料應(yīng)該包括文字資料、結(jié)構(gòu)圖件、圖像和語音資料等，實(shí)際上早已不再是傳統(tǒng)意義上單純的文件檔案和圖件資料了，取而代之的是多媒體形式的文檔。
5、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 物業(yè)管理界的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的應(yīng)用目前尚處在初級階段，少數(shù)單位的局域網(wǎng)可以進(jìn)行一些文件傳輸或數(shù)據(jù)交換，已經(jīng)走出了網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的第一步，但離真正意義上的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用還有相當(dāng)大的差距。少數(shù)單位正在進(jìn)行深層次的探討，如按物業(yè)類型分類，進(jìn)行商品房、寫字樓、公房等專門類型的系統(tǒng)開發(fā)。網(wǎng)絡(luò)的意義無人質(zhì)疑，難點(diǎn)是投入與具體應(yīng)用，期間有許多現(xiàn)實(shí)條件和發(fā)展問題需要認(rèn)真研究，并加以解決。
(作者單位：廣州市科耐科技有限公司)