烏魯木齊市房屋專項維修資金管理中心業(yè)務(wù)人員指導(dǎo)物業(yè)服務(wù)企業(yè)線上申請使用維修資金。
自2021年以來，烏魯木齊市持續(xù)通過信息化建設(shè)為房屋專項維修資金業(yè)務(wù)管理工作保駕護(hù)航。其信息化建設(shè)的主要內(nèi)容為：充分運用云平臺、大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)（微信、APP）、搜索引擎等高新技術(shù)，以維修資金歸集、使用和資金管理為核心，建設(shè)一個業(yè)務(wù)平臺、一個網(wǎng)站、一個微信公眾號和一個微信小程序，實現(xiàn)維修資金繳存、使用的規(guī)范高效。分析發(fā)現(xiàn)，烏魯木齊維修資金信息化管理的主要功能和特點包括以下五個方面。
確保維修資金繳存準(zhǔn)確、高效，應(yīng)收盡收
首先是實現(xiàn)維修資金繳存業(yè)務(wù)線上化。2021年2月，開通了維修資金線上繳存，通過主管局微信小程序“安居廣廈”和烏魯木齊市房屋專項維修資金管理中心（以下簡稱中心）微信小程序兩種線上繳存入口，完成維修資金線上繳存業(yè)務(wù)，業(yè)主自行選擇線上入口辦理維修資金繳存業(yè)務(wù)。2023年3月，完成維修資金繳存全流程線上辦理，徹底打通房屋“養(yǎng)老金”線上繳存“最后一公里”。
其次是打通信息壁壘，與房產(chǎn)交易等系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)務(wù)聯(lián)動，達(dá)到信息使用一體化。具體而言，一是與房屋交易管理中心數(shù)據(jù)共享，信息獲取智能化。在業(yè)主繳存維修資金前完成樓盤建立，通過房屋位置與交易中心樓盤數(shù)據(jù)建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，做到業(yè)主維修資金分戶賬信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。二是獲取合同信息。在中心業(yè)務(wù)系統(tǒng)與主管局大平臺系統(tǒng)建立一對一的關(guān)聯(lián)關(guān)系的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)合同信息與業(yè)主信息一鍵導(dǎo)入功能，無需窗口工作人員依據(jù)紙質(zhì)合同錄入繳存相關(guān)信息，縮短窗口工作人員辦理時間，提高窗口工作效率。三是房屋交易環(huán)節(jié)把關(guān)查驗維修資金繳存證明，通過“電子把關(guān)”，實現(xiàn)交易提醒自動化。維修資金管理系統(tǒng)與房產(chǎn)交易中心關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，在交易中心業(yè)務(wù)系統(tǒng)中驗證維修資金是否足額繳存后，方可進(jìn)行下一步交易業(yè)務(wù)操作。四是通過在《不動產(chǎn)（房地產(chǎn)）轉(zhuǎn)讓合同》條款中加入維修資金過戶相關(guān)條款，讓業(yè)主在房屋所有權(quán)過戶的同時，實現(xiàn)維修資金同時過戶。通過數(shù)據(jù)接口推送二手房過戶信息，自動變更維修資金分戶賬信息。
再次是開通多種查詢方式。具體包括：一是發(fā)送維修資金賬戶余額變動短信通知，涉及繳存、資金使用分?jǐn)?、增值收益分配等相關(guān)信息。二是每年向維修資金賬戶余額不足首期繳存額30%需續(xù)籌維修資金的業(yè)主發(fā)送短信通知。三是多渠道查詢維修資金相關(guān)信息。業(yè)主通過登錄烏魯木齊市人民政府網(wǎng)、關(guān)注烏魯木齊市房屋專項維修資金管理中心微信公眾號后綁定房屋信息等多種方式查詢維修資金。四是通過專戶管理銀行手機APP查詢業(yè)主名下房屋維修資金相關(guān)信息。五是持身份證前往專戶管理銀行任意網(wǎng)點或者維修資金業(yè)務(wù)受理窗口進(jìn)行查詢。
確保維修資金使用規(guī)范、精細(xì)，提質(zhì)增效
首先是全面實現(xiàn)維修資金使用申請線上辦理。物業(yè)服務(wù)企業(yè)在Internet上通過VPN方式登錄中心維修資金業(yè)務(wù)管理平臺，進(jìn)行維修資金使用申請的操作。申請單位通過外網(wǎng)申報端口上傳相關(guān)維修資金使用申請材料，中心審核人員通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)審核端口對上傳的相關(guān)要件進(jìn)行審核，發(fā)起審核意見，給予線上指導(dǎo)并和申請單位線上互動、交流審核意見，全流程跟蹤服務(wù)申請單位完成資金使用申報，并根據(jù)審核進(jìn)度實時配合現(xiàn)場查驗。申請單位可在線實時查詢審核進(jìn)度、審核狀況，及時根據(jù)代管機構(gòu)線上反饋的審核意見對上報的維修資金申請資料進(jìn)行修改、完善，及時完成維修資金使用申報工作。審核通過后，申請單位只需通過外網(wǎng)申報端口將審核通過后帶有防偽水印的材料下載打印蓋章并報備至中心，即完成所有的維修資金使用申請流程。同時，使用申請相關(guān)業(yè)務(wù)檔案無需業(yè)務(wù)人員掃描上傳，系統(tǒng)可根據(jù)申請主體上傳材料自動保存至檔案模塊。維修資金使用申請審核工作從發(fā)起到最終審核通過，系統(tǒng)全面留痕，操作方便快捷，審核狀態(tài)實時掌握，審核過程公開透明。目前，70%-80%的使用申請是通過線上申請審核完成的，線下申請不足30%，極大地提高了申請效率，使用申請單位最多跑一次。
其次是在業(yè)主投票環(huán)節(jié)采取人臉識別技術(shù)。征集業(yè)主使用維修資金的意見有兩大難題：征集難、核實難。為此，中心利用微信公眾號“人臉識別”技術(shù)徹底解決這個問題。業(yè)主通過微信公眾號進(jìn)行實名認(rèn)證與房屋信息綁定，自行利用手機等移動設(shè)備對維修資金使用進(jìn)行投票表決。采用“人臉識別”技術(shù)進(jìn)行使用決策，主要優(yōu)點包括：一是可以確定進(jìn)行投票的人確實為房屋的所有權(quán)人，收集的意見真實有效，省略了以往紙質(zhì)簽字審核人員需再次核實的環(huán)節(jié)，提高政府代管機構(gòu)的審核效率。二是解決業(yè)主表決時間和表決地點的限制，業(yè)主無論是否在本地，是否在工作時間都可決策，提高表決效率和業(yè)主參與的積極性。三是表決結(jié)果實時反饋，便于申請主體隨時了解使用表決進(jìn)度和結(jié)果，推動使用申請進(jìn)程；利用手機就可以完成，易推廣使用。
再次是維修資金使用全過程向業(yè)主公示，實現(xiàn)“全面監(jiān)督”。具體而言，一是物業(yè)服務(wù)企業(yè)等申請主體申報的維修資金使用申請相關(guān)信息（年度使用方案、受益業(yè)主分?jǐn)偳鍍?、業(yè)主表決結(jié)果、項目施工及質(zhì)量驗收、工程結(jié)算等相關(guān)內(nèi)容）全部采用線上（依托房管局“安居廣廈”微信小程序線上“物業(yè)小區(qū)”公示）、線下（物業(yè)小區(qū)明顯位置）兩種方式向相關(guān)業(yè)主事前公示、事中公示、事后公示，充分保障業(yè)主對維修資金使用過程的知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)。二是代管機構(gòu)審核結(jié)果的相關(guān)情況也會通過烏魯木齊市政府網(wǎng)、安居廣廈小程序、烏魯木齊市房屋專項維修資金微信公眾號等平臺同時公示給業(yè)主。三是維修費用按相關(guān)業(yè)主擁有的建筑面積比例分?jǐn)傊Ц逗螅S修資金賬戶余額變動通過短信自動推送給業(yè)主。四是業(yè)主關(guān)注市房屋專項維修資金管理中心微信公眾號后，選擇自助查詢功能，即可查詢到本人所擁有房屋的維修資金繳存、使用、收益等情況，并對涉及的維修使用進(jìn)行投票表決。
確保資金管理科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)，安全規(guī)范
首先是實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)聯(lián)動，對賬后生成財務(wù)數(shù)據(jù)及各類賬表。業(yè)務(wù)辦理數(shù)據(jù)與銀行流水?dāng)?shù)據(jù)核對一致后，平臺生成每日《銀行余額調(diào)節(jié)表》及出納銀行存款日記賬，同時生成會計憑證，記賬后生成總賬、明細(xì)賬，始終保持業(yè)務(wù)賬、銀行賬、會計賬三賬統(tǒng)一。
其次是設(shè)置智能投資功能，及時投資并進(jìn)行增值收益管理。通過投資功能中的活期存款臨界提醒、定期存款到期提醒等功能，及時將資金進(jìn)行定期存款投資；通過收益功能，計算年度收益并按分配原則及時將增值收益分配到戶。
再次是實現(xiàn)線上支付功能。利用與專戶管理銀行的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)業(yè)務(wù)聯(lián)動，生成支付憑證，將資金直接支付給收款單位，免除了通過支票填寫或網(wǎng)銀錄入等方式造成的失誤，保障資金安全。
確保檔案系統(tǒng)可查可驗
通過信息化建設(shè)，中心實現(xiàn)維修資金檔案管理電子化，以及紙質(zhì)檔案、電子檔案一體化管理。目前，中心已實現(xiàn)所有歷史業(yè)務(wù)檔案掃描掛接，新增業(yè)務(wù)檔案實時掃描存檔，建立完整的電子檔案，并實現(xiàn)全程數(shù)字化管理，以及電子檔案從生成、歸檔、查詢、調(diào)用、銷毀的全生命周期管理，讓該歸檔的要件100%歸檔，讓歸檔文件防篡改，確保檔案真實性、完整性、可用性和安全性，讓數(shù)字化成果永久封存，可查可驗。這一做法使維修資金業(yè)務(wù)檔案管理模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，從以檔案實體保管和利用為重點，轉(zhuǎn)向維修資金業(yè)務(wù)檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心，從而使得維修資金的管理走向規(guī)范化、數(shù)字化。
通過微信號打造指尖上的“政務(wù)大廳”
微信公眾號微服務(wù)功能可根據(jù)登錄人員角色，設(shè)置業(yè)主、物業(yè)服務(wù)企業(yè)、業(yè)主委員會、代管機構(gòu)業(yè)務(wù)人員、代管機構(gòu)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)等角色，根據(jù)不同角色提供個性化、定制化、透明化的服務(wù)。業(yè)主，能夠查看本人名下房屋維修資金賬戶明細(xì)及維修項目信息，提高公眾對維修資金參與度，強調(diào)公眾監(jiān)督；代管機構(gòu)業(yè)務(wù)人員，可以查看任意小區(qū)處于不同狀態(tài)的維修項目信息，便于隨時掌握維修資金申請使用動態(tài)；代管機構(gòu)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，可按照不同區(qū)間、時間維度、不同業(yè)務(wù)類型查看業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)智能分析，以圖表形式直觀呈現(xiàn)分析數(shù)據(jù)，對維修資金業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)變化趨勢進(jìn)行深度剖析，為維修資金代管機構(gòu)智能監(jiān)管提供決策支持、支撐維修資金政策制定與全局把控。（原載于《中國物業(yè)管理》雜志2023年第8期）
供稿單位：由中國物業(yè)管理協(xié)會物業(yè)維修資金研究專業(yè)委員會副主任委員單位——烏魯木齊市房屋專項維修資金管理中心