在成都中海名城小區(qū)，中海物業(yè)聯(lián)合街道、社區(qū)、地產(chǎn)、業(yè)委會等，針對園區(qū)道路、設施設備進行品質(zhì)提升，逐一解決項目老舊問題，讓業(yè)主生活便利的同時，實現(xiàn)房屋的保值增值。
文 / 李振喜 金水勇 徐彥林 劉華偉
對于物業(yè)服務企業(yè)來說，合法、合規(guī)、合情用好住宅小區(qū)專項維修資金，保障小區(qū)共用部位、共用設施設備的維修和正常使用是一張必答卷。中海物業(yè)按照“PDCA”工作方法（計劃、執(zhí)行、檢查、處理），制定了《中海物業(yè)住宅專項維修資金啟用管理細則》，嚴格依法依規(guī)使用維修資金，交出了一份令各方滿意的合規(guī)使用住宅專項維修資金的答卷。
法律依據(jù)和制度
在《中華人民共和國民法典》《物業(yè)管理條例》《住宅專項維修資金管理辦法》《住宅專項維修資金會計核算辦法》《住宅專項維修資金管理信息系統(tǒng)技術規(guī)范》和各地制定的專項維修資金使用管理辦法中，明確規(guī)定專項維修資金的交存、使用、核算、監(jiān)督管理、信息管理和法律責任等內(nèi)容。
2019年，中海物業(yè)就根據(jù)上述法律法規(guī)和相關條例辦法，由業(yè)務、財務和人力等部門聯(lián)合制定了《中海物業(yè)住宅專項維修資金啟用管理細則》。2020年，在《中華人民共和國民法典》和《住宅專項維修資金會計核算辦法》發(fā)布后，中海物業(yè)依據(jù)其條款及時修訂了《中海物業(yè)住宅專項維修資金啟用管理細則》，并在2021年1月民法典和會計核算辦法實行時同步執(zhí)行，還在附件中采用《中海物業(yè)招標及采購管理辦法》規(guī)范專項維修資金合法合規(guī)使用，實現(xiàn)業(yè)財一體化。同時，附件還更新了各地專項維修資金的管理規(guī)定，要求各地分公司結合當?shù)氐囊?guī)定制定適合自身的制度和流程。中海物業(yè)明確專項維修資金啟用要遵循依法依規(guī)、客觀、公開、公平、公正的原則。
具體實施步驟
住宅專項維修資金使用可分為資金劃轉業(yè)主大會管理前和劃轉后兩種情況，應急專項維修資金使用同樣按照資金劃轉前后分為兩類，分別是啟用辦法和流程。
（一）在住宅專項維修資金劃轉業(yè)主大會管理前，需要使用住宅專項維修資金的，啟用辦法和流程如下：
1.物業(yè)服務企業(yè)根據(jù)維修、更新和改造項目的需要提出使用建議；沒有物業(yè)服務企業(yè)的，由相關業(yè)主提出使用建議；
2.業(yè)主共同決定事項，當由專有部分面積占比三分之二以上的業(yè)主且人數(shù)占比三分之二以上的業(yè)主參與表決。同時應當經(jīng)參與表決專有部分面積過半數(shù)的業(yè)主且參與表決人數(shù)過半數(shù)的業(yè)主同意（注：此處民法典對原有規(guī)定進行了修改并放寬）；
3.物業(yè)服務企業(yè)或者相關業(yè)主組織制定實施使用方案；
4.物業(yè)服務企業(yè)或者相關業(yè)主持有關材料，向所在地直轄市、市、縣人民政府建設（房地產(chǎn)）主管部門申請列支；其中，動用公有住房住宅專項維修資金的，向負責管理公有住房住宅專項維修資金的部門申請列支；
5.直轄市、市、縣人民政府建設（房地產(chǎn)）主管部門或者負責管理公有住房住宅專項維修資金的部門審核同意后，向專戶管理銀行發(fā)出劃轉住宅專項維修資金的通知；
6.專戶管理銀行將所需住宅專項維修資金劃轉至維修單位。
（二）在住宅專項維修資金劃轉業(yè)主大會管理后，需要使用住宅專項維修資金的，啟用辦法和流程如下：
1.物業(yè)服務企業(yè)提出使用方案，使用方案應當包括擬維修和更新、改造的項目、費用預算、列支范圍、發(fā)生危及房屋安全等緊急情況以及其他需臨時使用住宅專項維修資金的情況的處置辦法等；
2.業(yè)主大會依法通過使用方案；
3.物業(yè)服務企業(yè)組織落實使用方案；
4.物業(yè)服務企業(yè)持有關材料向業(yè)主委員會提出列支住宅專項維修資金；其中，動用公有住房住宅專項維修資金的，向負責管理公有住房住宅專項維修資金的部門申請列支；
5.業(yè)主委員會依據(jù)使用方案審核同意后，并報直轄市、市、縣人民政府建設（房地產(chǎn)）主管部門備案；動用公有住房住宅專項維修資金的，經(jīng)負責管理公有住房住宅專項維修資金的部門審核同意；直轄市、市、縣人民政府建設（房地產(chǎn)）主管部門或者負責管理公有住房住宅專項維修資金的部門發(fā)現(xiàn)不符合有關法律法規(guī)、規(guī)章和使用方案的，應當責令改正；
6.業(yè)主委員會、負責管理公有住房住宅專項維修資金的部門向專戶管理銀行發(fā)出劃轉住宅專項維修資金的通知；
7.專戶管理銀行將所需住宅專項維修資金劃轉至維修單位。
（三）緊急情況下需要維修建筑物及其附屬設施的，業(yè)主大會或者業(yè)主委員會可以依法申請使用建筑物及其附屬設施的維修資金。按照以下規(guī)定列支住宅專項維修資金：
1.住宅專項維修資金劃轉業(yè)主大會管理前，按照上述情況一中第4、5、6項的規(guī)定辦理；
2.住宅專項維修資金劃轉業(yè)主大會管理后，按照上述情況二中第4、5、6、7項的規(guī)定辦理；
3.發(fā)生前款情況后，未按規(guī)定實施維修和更新、改造的，直轄市、市、縣人民政府建設（房地產(chǎn)）主管部門可以組織代修，維修費用從相關業(yè)主住宅專項維修資金分戶賬中列支；
4.發(fā)生危及房屋安全等緊急情況所含范圍一般為：
4.1電梯、水泵故障影響正常使用的；
4.2共用屋面防水層、外墻破損造成大面積滲漏嚴重影響業(yè)主生活，經(jīng)有資質(zhì)鑒定機構出具證明的；
4.3外墻墻面有脫落危險，經(jīng)有資質(zhì)鑒定機構出具證明的；
4.4消防系統(tǒng)故障，消防管理部門出具整改通知書的；
4.5其他與法律法規(guī)、規(guī)章和有關技術標準規(guī)定不符，經(jīng)有關部門認定必須立即維修和更新、改造的。
典型案例
過去多年間，中海物業(yè)啟用住宅項目專項維修資金上億元，在100多座城市近900個項目實施近2000余項各類工程項目，主要解決消防故障、外墻脫落、高空拋物、電動車充電等安全隱患，同時對道路破損、屋面滲水、電梯和水泵故障、管道滲漏等進行維修。
位于北京市朝陽區(qū)北苑路的光大名筑小區(qū)于2004年建成投入使用，年代較為久遠，房齡近20年。自2016年至今，中海物業(yè)聯(lián)動多方力量，利用較為成熟的專項維修資金提取機制，邀請動員多方力量參與協(xié)商議事，按規(guī)定和流程由多數(shù)業(yè)主簽字同意，進行過四次大修，其中對17部電梯進行大修，對小區(qū)樓宇外立面進行1次維修，共計使用維修資金約700余萬元，順利解決居民出行和園區(qū)安全問題。位于北京西城區(qū)的海云軒是中海物業(yè)外接項目，于2001年建成投入使用，房齡22年，項目于2022年順利啟動專項維修資金提取程序，并提取300余萬元更換電梯，讓居民踏實享受更換電梯帶來的實惠，有效促進社區(qū)和諧。在北京中海學院派，連續(xù)通過提取專項維修資金為小區(qū)進行屋頂防水處理、電梯大修和消防系統(tǒng)更換。
注意事項
相對于業(yè)主，物業(yè)服務人員具有相對專業(yè)的知識和能力，在維修資金使用和項目實施驗收的過程中，要發(fā)揮好大管家的作用，有效實施監(jiān)督監(jiān)理。目前來看，專項維修資金使用中常見的一些問題有以下幾個方面。
騙取資金
主要風險：維修部位是否確實存在問題，是否符合維修資金使用的要求，要防范虛假維修、謊報維修帶來的風險。通過了解，個別物業(yè)服務企業(yè)管理的小區(qū)，在使用維修資金時可能會出現(xiàn)屋面維修造假，故意擴大漏水點位，騙取維修資金使用的情況。此問題一般出現(xiàn)在維修資金使用的早期，該行為涉及違法。
防控措施：維修資金使用的管理部門，應及時了解小區(qū)情況，專項維修資金維修申請時，及時到場查看，確認維修部位現(xiàn)場情況及維修的必要性。
流程合規(guī)
主要風險：維修是否按流程執(zhí)行，先維修后申報情況。在使用專項維修資金維修時，出現(xiàn)一些應急維修，如電梯維修、漏水維修、管道維修等，管理處為了減少對業(yè)主的影響，聯(lián)系施工單位先行維修，后補維修資金使用手續(xù)。然而在申報維修時，業(yè)主見維修已經(jīng)完成，對自己的影響消失，不愿意啟用維修資金，導致款項無法撥付。
防控措施：在緊急情況維修時，也應按照前述流程開展。為了減少對業(yè)主的影響，可以在公示結束后即聯(lián)系施工單位開始維修，這樣既提前了維修進度，同時也規(guī)避了業(yè)主不同意維修的風險。
施工質(zhì)量
主要風險：業(yè)主對施工質(zhì)量的質(zhì)疑經(jīng)常出現(xiàn)在維修資金使用前，業(yè)主懷疑前期房屋建設是施工單位偷工減料，施工質(zhì)量不合格，竣工驗收不符合要求，致使房屋滲漏、設備故障等情況，導致業(yè)主投訴和維修無法進行的情況。
防控措施：管理處在接收項目時，應著重對竣工資料、施工情況進行檢查，及時留存竣工資料。同時，質(zhì)保期內(nèi)應及時要求施工單位對出現(xiàn)的問題進行維修，并將維修情況向業(yè)主公示。質(zhì)保期滿后，對質(zhì)保部位進行全面檢查，得到業(yè)主認可后清退質(zhì)保金。質(zhì)保期全過程留存相關證據(jù)資料，以便業(yè)主質(zhì)疑時作出解釋。
作者單位：中海物業(yè)集團有限公司