文/李芳
做好合同管理是確保物業(yè)服務(wù)企業(yè)合規(guī)運行、降低風(fēng)險、提高效益的必要途徑。近年來，隨著監(jiān)察審計工作的加強，合同管理已經(jīng)成為歷次監(jiān)察審計中的重要內(nèi)容。從合同管理的基本特性來看，任何企業(yè)的合同管理都主要包括四個方面，分別是合同審批、合同執(zhí)行、合同評價、合同付款，這四個方面是相輔相成，不可分割，缺一不可。其中合同評價是合同付款的前提，評價合格給予付款，評價不合格不予付款或扣款，這是合同管理最基本的要求，并且合同評價也是合同審計關(guān)注的重點，因為合同評價不僅重要而且是合同管理中容易被弱化的環(huán)節(jié)。物業(yè)服務(wù)企業(yè)的合同評價管理也不例外。
合同評價管理存在的主要問題
目前來看，合同評價管理主要存在以下三個方面的問題：
一是物業(yè)服務(wù)企業(yè)合同業(yè)務(wù)評價模式不統(tǒng)一
對不同類別的合同會有不同的業(yè)務(wù)評價模式。譬如，服務(wù)類和維保類合同，評價模式都是不一樣的，有的是表格形式，有的是文字描述形式；即便是表格形式，但表格類型也是不一樣的，文字描述也沒有固定格式要求?？傊?，評價的表現(xiàn)形式不一，導(dǎo)致合同付款審批時，領(lǐng)導(dǎo)審批效率低下，影響工作效率，如有的文字描述不清，不符合評價要求，還需返回重新評價，造成重復(fù)勞動。
二是對供應(yīng)商履約評價不及時或漏評
按照供應(yīng)商管理規(guī)定，企業(yè)每年年底都應(yīng)對供應(yīng)商進(jìn)行一次評價，但在實際工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)對供應(yīng)商履約評價不及時的情況。比如：合同執(zhí)行完畢了，沒有及時評價，到年底再評價的時候，因時間長而造成遺忘，因此對其的評價就會不準(zhǔn)確，導(dǎo)致錯評的現(xiàn)象發(fā)生，甚至還會有漏評的情況。在每年的審計中，都會發(fā)現(xiàn)這樣的問題，即在合同檔案中，沒有發(fā)現(xiàn)對供應(yīng)商履約情況的評價。
三是對合同評價的監(jiān)督不嚴(yán)格
不管是業(yè)務(wù)評價還是供應(yīng)商履約評價，都是業(yè)務(wù)部門在具體進(jìn)行評價，監(jiān)督部門是合同管理部門和財務(wù)部門，每次付款前，合同管理部門只是簡單對業(yè)務(wù)評價進(jìn)行審核，主要監(jiān)督是否有評價單，而對評價內(nèi)容很少仔細(xì)審查。財務(wù)部門也是對評價單的審核不夠重視，沒有對評價是否符合付款要求做判定，只是關(guān)注有無評價單。
物業(yè)服務(wù)企業(yè)合同評價的應(yīng)對措施
為做好合同評價工作，物業(yè)服務(wù)企業(yè)可以采取以下舉措：
統(tǒng)一業(yè)務(wù)評價模版
評價單有一個共同的特點，就是都以文字描述進(jìn)行評價，為提高工作效率，最好對業(yè)務(wù)評價做到量化管理，對關(guān)鍵關(guān)注點進(jìn)行量化，給予一定的分值，最后給予一個評判標(biāo)準(zhǔn)，多少分是標(biāo)準(zhǔn)分，達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)分即為不合格，低于標(biāo)準(zhǔn)分每分扣多少錢等，并在合同上進(jìn)行明確。
所有的服務(wù)類合同的業(yè)務(wù)評價，都可以采用這樣的模版，比如：秩序維護(hù)、保潔、垃圾清運、消殺服務(wù)、外墻清洗、石材翻新、維保類合同等等。統(tǒng)一模版并進(jìn)行量化后，對業(yè)務(wù)部門來說，具有很強的可操作性，同時對審批人來說，也能一眼看出該業(yè)務(wù)評價是否滿足要求，且能很快捕捉到有用的信息，提高審批效率及正確率。
完善制度，明確供應(yīng)商履約評價頻率和要求
在供應(yīng)商管理制度中，物業(yè)服務(wù)企業(yè)要明確供應(yīng)商履約評價的具體要求，主要包括評價方式、評價頻率、評價流程等。
筆者以為，在評價過程中最好采用表格量化打分的評價方式，并且要統(tǒng)一格式，這樣執(zhí)行起來比較簡單，審核也便捷；至于評價頻率，則要對不同類型的合同采用不同的評價頻次，比如工程類合同，除尾款外，要在最后一次合同款支付前，對供應(yīng)商在履行合同過程中的績效進(jìn)行評價；對于服務(wù)類合同，應(yīng)在每份合同執(zhí)行完畢前，對供應(yīng)商進(jìn)行履約評價；如果是跨年的服務(wù)類合同，則應(yīng)該每年年底前對當(dāng)年的履約情況進(jìn)行一次動態(tài)評價，待合同執(zhí)行完畢后，對每年的評價取平均值作為整個合同期的評價結(jié)果。其他類合同，比如咨詢、檢測等，要在每份合同執(zhí)行完畢前評價。
同時，物業(yè)服務(wù)企業(yè)還應(yīng)將量化打分表格附在供應(yīng)商管理制度里面。
在合同付款方式中明確供應(yīng)商履約評價的時間節(jié)點
供應(yīng)商履約評價不僅要在制度中明確，而且在合同中也要明確，在制度中明確是要求，在合同中明確是執(zhí)行，要在合同付款方式中明確供應(yīng)商履約評價的時間節(jié)點，并將上述《供應(yīng)商績效評價表》掛接在合同附件里面。具體表述實例如下：
實例一：工程改造類合同，承包方完成本合同項下的工作、提交工作成果，發(fā)包方簽署工作成果驗收證明后30個工作日內(nèi)，發(fā)包方根據(jù)承包人提供的有效全額發(fā)票及供應(yīng)商履約評價表，應(yīng)向承包方支付合同含稅總價的97%。
實例二：服務(wù)、維保類合同，費用按季度結(jié)算，每季度結(jié)束后，甲方對乙方的上季度服務(wù)進(jìn)行業(yè)務(wù)評定，評定完成后，根據(jù)評定結(jié)果開具發(fā)票金額，在收到合格的增值稅專用發(fā)票之日起30日內(nèi)付款。在最后一次付款前，甲方要對供應(yīng)商履約情況進(jìn)行評價，并作為付款支持材料。
合同崗和財務(wù)崗加強監(jiān)督
合同管理部門應(yīng)按照合同約定，對其是否具有業(yè)務(wù)評價表進(jìn)行審核，同時對業(yè)務(wù)評價的合規(guī)性進(jìn)行判定，財務(wù)部門也要對評價進(jìn)行復(fù)審，對照合同付款條件，來判定是否滿足付款要求。
綜上所述，合同管理的規(guī)范與否，不僅要重視簽訂環(huán)節(jié)，更要重視執(zhí)行環(huán)節(jié)，真正做到對合同的全生命周期進(jìn)行管理，才算是對合同管理合規(guī)化管理，以致于可以提升企業(yè)的核心競爭力。合同評價是對合同生命周期的執(zhí)行環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，通過完善制度，統(tǒng)一量化打分的評價模式，并明確評價的時間節(jié)點，最后做好監(jiān)督管理。（原載于《中國物業(yè)管理》雜志2022年第5期，作者單位：中海實業(yè)有限責(zé)任公司）